Bulut yazılımdaki veri sizin verinizdir, ama onu geri alabilmeniz yazılımın size verdiği dışa aktarma yoluna bağlıdır. Bu yüzden çıkış planı bulut bir yazılıma geçerken değil, geçmeden önce konuşulur: hangi veri, hangi dosya biçiminde, kim tarafından alınabiliyor?
Soruyu geç sormanın bedeli şudur. Yazılımı değiştirmeye karar verdiğinizde müşteri geçmişi, randevu kaydı ya da sipariş dökümü elinizde taşınabilir bir dosya olarak bulunmayabilir; veri ekranda görünür ama dışarı alınamaz durumda kalır. O noktada seçenekleriniz elle kopyalamak ya da yazılımda kalmaktır.
Dışa aktarma ile yedek aynı şey değil
İki kavram sıkça karıştırılır. Yedek, sağlayıcının kendi sistemini bir arıza sonrası geri getirmesi içindir; biçimi kendi iç biçimidir ve genellikle size verilmez. Dışa aktarma ise verinin sizin okuyabileceğiniz, başka bir yazılıma verebileceğiniz bir dosyaya çıkmasıdır.
Bu ayrımın pratik sonucu şudur: sağlayıcı düzenli yedek alıyor olabilir ve siz hâlâ hiçbir şeyi dışarı alamıyor olabilirsiniz. Sözleşmede yedekten söz ediliyorsa, dışa aktarmanın ayrıca yazılı olup olmadığına bakın.
Hangi verinin dışa aktarılabilir olması gerekir
- Müşteri ve cari kayıtları: ad, iletişim alanları, notlar, izin kayıtları.
- İşlem geçmişi: sipariş, randevu, iş emri, teklif gibi asıl kayıtlar ve bunların satırları.
- Belgeler ve ekler: yüklenen dosyalar, görseller, imzalı belgeler.
- Tanım verisi: ürün ve hizmet listesi, kategoriler, kullanıcı ve yetki tanımları.
- İletişim kayıtları: gönderilen bildirim ve mesaj geçmişi.
- Raporların dayandığı ham kayıtlar: yalnızca ekrandaki özet değil, altındaki satırlar.
Son madde en çok atlanan maddedir. Birçok panel rapor ekranını dışa aktarır, raporu üreten satırları aktarmaz. Yeni yazılımda aynı raporu kuramazsınız, çünkü elinizde yalnızca toplam vardır.
Dosya biçimi neyi değiştirir
| Biçim | İyi olduğu yer | Dikkat |
|---|---|---|
| CSV | Tek tablo hâlindeki listeler | İç içe kayıtları ve ekleri taşımaz, karakter kodlaması bozulabilir |
| Hesap tablosu dosyası | İnsanın gözle kontrol etmesi | Biçim kaybı olur; ara kontrol için uygundur, asıl taşıma için değil |
| JSON ya da XML | İç içe kayıtlar, sipariş ile satırlarının birlikte gelmesi | Yeni yazılımın bu yapıyı okuyabilmesi gerekir |
| API erişimi | Tekrarlanabilir, otomatik aktarım | Teknik iş gerektirir; erişim izni ve hız sınırı sorulur |
| Dosya arşivi | Ekler ve yüklenen belgeler | Dosyanın hangi kayda ait olduğunu gösteren eşleşme listesi şarttır |
Karakter kodlaması küçük ama can sıkıcı bir ayrıntıdır. Türkçe harflerin bozuk göründüğü bir dışa aktarma dosyası, binlerce satırı elle düzeltmek demektir. Bu yüzden deneme aktarımı her zaman önce yapılır ve dosya bir kez gözle açılır.
Geçmeden önce sorulacak sorular
- Verinin tamamını dışa aktaran bir yol var mı, yoksa yalnızca bazı ekranlar mı aktarılıyor?
- Dışa aktarmayı panelden kendim yapabiliyor muyum, yoksa her seferinde talep açmak gerekiyor mu?
- Ekler ve yüklenen dosyalar da geliyor mu, yoksa yalnızca kayıt satırları mı?
- Abonelik sona erdikten sonra veriye erişim ne kadar sürüyor ve sonra ne oluyor?
- Veri hangi ülkede tutuluyor ve sağlayıcı tarafında kimlerin erişimi var?
- Deneme aktarımını bugün yapabilir miyim?
Altıncı soru en yalın testtir. Sözleşmede yazan bir imkânın gerçekten çalıştığını ancak bir kez çalıştırarak görürsünüz. Deneme aktarımını kurulum günü yapmak, iki yıl sonra yaşanacak bir sürprizi bugünden ortadan kaldırır.
Dışa aktarılan dosya bir veri yığınıdır
Elinize geçen dosya, müşteri verisinin tamamını tek yerde taşıyan bir dosyadır ve korunması gerekir. Masaüstünde, e-posta ekinde ya da paylaşımlı bir sohbet grubunda dolaşmaması gerekir. Erişimi işi yapan kişiyle sınırlayın, aktarım bittikten sonra ara kopyaları silin, hangi kopyanın nerede durduğunu yazılı tutun. Bu adım taşıma işinin kendisi kadar önemlidir, çünkü veri sızması riski tam bu ara aşamada doğar.
Taşımaya karar verdiyseniz sıra
- Önce deneme aktarımı alın ve yeni yazılıma küçük bir örnek yükleyin.
- Alan eşleşmesini yazılı yapın: eski alan adı, yeni alan adı, boş kalacak alanlar.
- Tekrarlanan ve eksik kayıtları aktarım öncesi ara dosyada temizleyin.
- Asıl aktarımı iş hacminin düşük olduğu bir zamana alın ve bu sırada eski sisteme yeni kayıt girilmesini durdurun.
- Aktarım sonrası sayım yapın: kayıt sayısı, toplamlar ve rastgele seçilmiş birkaç kaydın alanları.
- Eski sistemi hemen kapatmayın; bir süre okunur hâlde açık kalsın.
Sayım adımı atlanırsa hata aylar sonra ortaya çıkar. Kayıt sayısının tutması tek başına yeterli değildir; birkaç kaydı açıp alan alan karşılaştırmak, kaymış kolonları ortaya çıkarır.
Özet: kısa kontrol listesi
- Dışa aktarma yolunu geçmeden önce sorun ve bir kez deneyin.
- Yedek ile dışa aktarmayı birbirine karıştırmayın.
- Ekleri ve rapor altındaki ham satırları ayrıca isteyin.
- Biçimi, yeni yazılımın okuyabildiği biçime göre seçin.
- Türkçe karakter kontrolünü deneme dosyasında yapın.
- Dışa aktarılan dosyanın erişimini sınırlayın, ara kopyaları silin.
- Aktarım sonrası sayımı yazılı tutun ve eski sistemi bir süre açık bırakın.
DigiWSS, işletme verisini buluta taşırken bu çıkış planını işin başında kurar.