Posta kutusu dolduğunda önce yeri kimin doldurduğu bulunur, sonra sırayla çöp kutusu ve gereksiz ekler temizlenir; saklanması gereken yazışma ise silinmez, posta kutusundan dosya alanına ya da arşive taşınır. Yeri dolduran şey neredeyse her zaman mesaj sayısı değil, mesajlara eklenmiş dosyalardır.
Bu iş aceleyle yapılırsa pahalıya gelir. Rastgele klasör boşaltmak, bir daha bulunamayacak bir teklif yazışmasını yok etmek demektir. Aşağıdaki sıra, önce ölçüp sonra silmeye dayanır.
Kutu dolunca ne olur
Kota aşıldığında gelen mesaj kabul edilmez ve gönderene geri dönüş uyarısı gider; yani müşteri size yazdığını sanır, mesaj hiç ulaşmaz. İstemci tarafında ise eşitleme bozulur: gönderdiğiniz mesaj Gönderilenler klasörüne yazılamadığı için uygulama hata verir, taslaklar kaydedilmez.
Kimi kurulumda uyarı yalnızca sunucu panelinde görünür ve kullanıcı hiçbir şey fark etmez. Bu yüzden ilk iş, kotanın gerçekten aşıldığını ve hangi hesapta aşıldığını doğrulamaktır. Paylaşılan kutular ve yalnızca arşiv amacıyla açılmış hesaplar bu kontrolde en çok gözden kaçanlardır.
Önce ölçün: yeri kim yiyor
- Klasör bazında boyut: Gelen, Gönderilenler, Çöp, Önemsiz ve arşiv klasörleri ayrı ayrı.
- Boyuta göre sıralama: posta istemcisinde mesajları boyuta göre sıralayıp en büyüklerden başlamak.
- Ek içeren mesajlar: eki olan mesajları ayrı bir aramayla listelemek.
- Tarih aralığı: belirli bir yıldan eski mesajların toplam boyutu.
- Yinelenen kayıtlar: aynı mesajın hem Gelen hem arşiv klasöründe durması.
Çoğu kutuda sonuç şöyle çıkar: Gönderilenler klasörü beklenenden büyüktür, çünkü gönderilen her teklif, belge ve görsel dosyası orada bir kopya olarak durur. Çöp kutusu ve Önemsiz klasörü de kotaya sayılır; bunları boşaltmak genellikle ilk ve en zahmetsiz kazancı verir.
Ölçümü yaparken not alın: hangi klasör ne kadar yer tutuyor, en büyük mesaj hangi tarihten. Temizlikten sonra aynı ölçümü tekrarlayıp iki listeyi karşılaştırmak, hem ne kadar yer açıldığını hem de bir sonraki dolmanın hangi klasörden geleceğini gösterir. Tek kişinin kutusuyla uğraşmak yerine aynı tabloyu bütün hesaplar için bir kez çıkarmak da işi kolaylaştırır; genellikle birkaç hesap diğerlerinin toplamından fazla yer tutar.
Silme sırası
| Sıra | Klasör | Yapılacak |
|---|---|---|
| 1 | Çöp kutusu ve Önemsiz | Kalıcı olarak boşaltın; bu klasörler kotaya sayılır |
| 2 | Büyük ekli mesajlar | Eki dosya alanına kaydedin, mesajı eksiz bırakın ya da silin |
| 3 | Gönderilenler | Eski ve eki büyük olanları gözden geçirin |
| 4 | Bülten ve otomatik bildirim | Eski olanları tarih aralığıyla toplu silin |
| 5 | Eski yazışma | Saklanacaksa arşive taşıyın, silmeyin |
Kalıcı olarak boşaltmak önemlidir. Birçok kurulumda silinen mesaj bir süre daha başka bir klasörde bekler ve yer gerçekten açılmaz; bu yüzden silme işleminden sonra kutu boyutunu yeniden ölçün.
Toplu silmede iki tuzak vardır. Birincisi arama sonucundan silmek: arama bütün klasörleri kapsıyorsa arşivdeki kayıtları da silersiniz. İkincisi tarih aralığıyla silmek: eski ama hâlâ geçerli bir sözleşme yazışması o aralığın içinde kalabilir. Her iki durumda da silmeden önce listeyi bir kez gözden geçirmek, sonradan geri getirilemeyecek bir kaybı önler.
Silmek yerine arşivlemek
Ticari yazışma, teklif ve sipariş onayı gibi mesajlar işin kaydıdır; bunların silinmesi bir gün aranacak belgenin kaybı olur. Doğru hareket arşivlemektir. İki yol vardır: sunucuda ayrı bir arşiv klasörü ya da yerel bilgisayarda arşiv dosyası. Birincisi her cihazdan erişilebilir ama kotaya sayılmaya devam eder; ikincisi kotayı boşaltır ama o dosya yedeklenmezse kayıp riski taşır.
Yerel arşive geçerken dikkat edilecek nokta, posta hesabının sunucudan silerek indiren eski yöntemle kurulu olup olmadığıdır. Böyle bir kurulumda mesajlar tek bilgisayarda birikir; o bilgisayar bozulursa hem kutu hem arşiv birlikte gider. Arşiv dosyasını yedekleme düzeninize eklemek, bu yöntemi kullanmanın şartıdır.
Arşivin nerede duracağına karar verirken şu soruyu sorun: bu yazışmayı bir yıl sonra kim arayacak? Cevap birden fazla kişiyse arşiv sunucuda kalmalı, tek bir bilgisayardaki dosyaya inmemelidir.
Tekrarını önleme
- Kota uyarısını kullanıcıya ulaşacak biçimde açın; kutu dolmadan haber gelsin.
- Büyük dosyayı ek olarak göndermek yerine dosya alanına koyup bağlantı paylaşın.
- Ortak konuları kişisel kutu yerine paylaşılan kutuya alın; aynı yazışma üç kişinin kutusunda birikmesin.
- Bülten ve otomatik bildirimler için kural kurup bunları ayrı klasöre düşürün.
- Çöp ve Önemsiz klasörleri için otomatik temizlik süresi tanımlayın.
- İşten ayrılan personelin kutusunu açık bırakmayın; devredilecek yazışmayı arşivleyip hesabı kapatın.
İkinci madde en kalıcı çözümdür. Dosyayı ek olarak göndermek, aynı dosyanın gönderenin kutusunda, alıcının kutusunda ve çoğu zaman bir de cevap zincirinde durması demektir. Bağlantı paylaşmak hem yeri açar hem de dosyanın güncel sürümünün tek yerde kalmasını sağlar.
Özet: kısa kontrol listesi
- Hangi hesabın dolduğunu doğrulayın; paylaşılan kutuları da sayın.
- Klasör boyutlarını ve en büyük mesajları listeleyin.
- Çöp ve Önemsiz klasörlerini kalıcı olarak boşaltın.
- Büyük ekleri dosya alanına taşıyın.
- Saklanacak yazışmayı silmeyin, arşivleyin.
- Yerel arşiv dosyasını yedekleme listesine ekleyin.
- Kota uyarısı ve klasör kuralları kurup aynı işi tekrar etmeyin.
DigiWSS, kurumsal e-posta düzenini kutu doluluğu ve arşiv tarafıyla birlikte kurar.