Excel'de tutulan müşteri ve stok listesini bulut bir işletme yazılımına aktarmanın doğru sırası şudur: önce hangi listelerin taşınacağına karar vermek, sonra veriyi temizlemek, ardından küçük bir deneme aktarımı yapmak. Dosyayı olduğu gibi yükleyip sonucu düzeltmeye çalışmak, aktarımın en pahalı yoludur; çünkü hatalı kayıt bir kez içeri girdiğinde silmek de ayrı bir iş olur. Aşağıda bu üç adımın her birini, sahada en çok takılınan noktalarla birlikte anlattık.
Hangi listeler aktarılır, hangileri kalır?
Yeni sisteme geçiş, eski dosyaları olduğu gibi kopyalamak değil; devam eden işi taşımaktır. Aktarılacaklarla arşivde kalacakları baştan ayırmak hem işi kısaltır hem de yeni sistemi gereksiz yükten korur.
- Aktarılır: Aktif müşteri ve firma kayıtları, güncel stok ve ürün listesi, açık iş emri ve bekleyen randevular, devam eden garanti ve bakım kayıtları.
- Genellikle aktarılmaz: Yılları kapanmış hareket dökümleri, tekrarı olan eski kopya dosyalar, artık satılmayan ürünlerin fiyat geçmişi.
- Hiç aktarılmaz: İşin yürümesi için gerekmeyen kişisel bilgiler. Kişisel veride ölçü "elimizde var" değil, "bu iş için gerekli"dir; çerçevesini KVKK uyumlu müşteri verisi yazısında anlattık.
Arşiv ihtiyacı varsa eski dosyalar yeni sisteme taşınmak yerine erişimi sınırlı bir yerde saklanır. Böylece geçmişe bakma imkânı kaybolmaz, yeni sistem de temiz başlar.
Aktarım öncesi temizlik
Bulut yazılımlar veriyi belirli bir biçimde bekler. Excel'de "insan okuyabiliyor" olan bir hücre, aktarım için yeterli değildir. En sık karşılaşılan düzeltmeler şunlar:
| Alan | Beklenen biçim | Sık yapılan hata |
|---|---|---|
| Telefon | Tek kolonda, tek numara | Aynı hücrede iki numara, araya not yazılması |
| Tarih | Tüm satırlarda aynı biçim | Bir kısmı metin, bir kısmı tarih hücresi |
| Tutar ve adet | Sayı; birim ayrı kolonda | Hücrede "2 adet" gibi metin, binlik ayırıcı karışıklığı |
| Ürün kodu | Her ürün için tek ve değişmeyen kod | Boş kod, aynı kodun iki ürüne verilmesi |
| Müşteri adı | Ad ve firma adı ayrı kolonlarda | "Ahmet - oto yıkama / borcu var" gibi birleşik hücreler |
Temizliği yapmanın en hızlı yolu, kolonları tek tek süzüp uç değerlere bakmaktır: en uzun hücre, en kısa hücre ve boş hücreler. Hataların büyük bölümü bu üç uçta birikir.
Tekrarlayan kayıt ve eşleştirme anahtarı
Yıllarca elle tutulmuş listelerde aynı müşteri birkaç kez bulunur: bir satırda adıyla, bir satırda firma adıyla, bir satırda yazım hatasıyla. Aktarımdan önce bir eşleştirme anahtarı seçilmelidir — yani "aynı kayıt" kararının neye göre verileceği. Müşteride bu genelde telefon numarası, üründe ise ürün kodudur.
Anahtar seçildikten sonra tekrarlar birleştirilir. Birleştirmede kayıp yaşanmaması için eski satırların notu tek bir alanda toplanır; silinmez. Böylece hem tek müşteri kaydı oluşur hem de geçmiş notlar kaybolmaz.
Pratik kural: aynı telefon numarası iki farklı müşteri adıyla görünüyorsa, bu satırları aktarımdan önce bir insanın gözden geçirmesi gerekir. Otomatik birleştirme burada yanlış kaydı doğru kaydın üstüne yazabilir.
Deneme aktarımı ve geri dönüş planı
Bütün veriyi tek seferde yüklemek yerine önce küçük bir küme ile denenir. Pratikte iyi işleyen sıra şudur:
- Her listeden 20-30 satırlık, sorunlu örnekleri de içeren bir deneme dosyası hazırlanır.
- Deneme aktarımı yapılır ve kayıtlar ekranda tek tek okunur: kolonlar doğru alanlara mı düştü, Türkçe karakterler bozuldu mu, tarih ve tutarlar doğru mu?
- Hata varsa dosya düzeltilir ve deneme tekrarlanır. Bu aşamada sistemde kalan deneme kayıtları temizlenir.
- Deneme temiz geçtiyse tam aktarım yapılır; aktarım öncesi mevcut durumun yedeği alınır.
- Aktarımdan sonra toplam kayıt sayısı, Excel'deki satır sayısıyla karşılaştırılır.
Geri dönüş planı tek cümleyle yazılabilir olmalı: aktarım beklenmedik sonuç verirse hangi yedeğe, kim tarafından, ne kadar sürede dönülecek? Bu soruya cevap yoksa aktarım başlatılmaz.
Deneme dosyasını rastgele satırlardan değil, bilinçli olarak en zor satırlardan kurun: en uzun müşteri adı, Türkçe karakterli kayıtlar, boş bırakılmış alanlar ve tarihi eksik satırlar. Kolay satırlar her zaman geçer; aktarımın gerçek sınavı bu uç örneklerdir.
Aktarım sonrası ilk hafta
Veri içeri girdikten sonra iş bitmiş sayılmaz; sistemin günlük işte doğru çalıştığının görülmesi gerekir. İlk hafta şunlar kontrol edilir: aranan müşteri arama kutusunda bulunuyor mu, stok adetleri rafla uyuşuyor mu, açık iş emirleri doğru kişiye atanmış mı, raporlardaki toplamlar eski dosyadaki toplamlarla tutuyor mu?
Bu dönemde en önemli karar, eski Excel dosyasının salt okunur hâle getirilmesidir. İki yerde birden kayıt tutulduğu her durumda iki liste de birkaç gün içinde yanlışa döner. Eski dosya kapatılır, yeni sistem tek kaynak olur. DigiWSS modüllerinde — DigiTeknik, DigiRandevu, DigiSadakat, DigiMontaj, DigiOto, DigiYorum ve DigiSaha — aktarımın kapsamı modülün tuttuğu kayıtlara göre belirlenir; servis tarafında iş emri ve stok, randevu tarafında müşteri ve hizmet listesi önce taşınır. Modüllerin kapsamını ürünler sayfasında görebilirsiniz.
Özet
- Önce karar: hangi liste aktarılır, hangisi arşivde kalır, hangisi hiç taşınmaz.
- Her kolon tek bir bilgi taşır; telefon, tarih ve tutar biçimleri tüm satırlarda aynıdır.
- Eşleştirme anahtarı baştan seçilir; tekrarlar notları kaybetmeden birleştirilir.
- Önce 20-30 satırlık deneme aktarımı, sonra tam aktarım; öncesinde yedek alınır.
- İlk hafta sayılar ve toplamlar karşılaştırılır; eski Excel dosyası salt okunur yapılır.
DigiWSS, işletme yazılımına geçişte veri aktarımını bu sırayla planlar; kapsamı konuşmak için iletişim sayfasını kullanabilirsiniz.