Kısa cevap: İşletmenin dijital kimliği üç kayda dayanır: alan adı, DNS yönetimi ve e-posta. Bunların kimin adına kayıtlı olduğu, kimin erişebildiği ve ne zaman yenilendiği bilinmiyorsa işletme kendi adresinin sahibi değil, kiracısı bile değildir. Hijyenin özü basittir: alan adı şirket adına kayıtlı olacak, yenileme tarihi takvimde duracak, kurumsal e-posta ücretsiz bir servis adresinin yerine geçecek ve tüm bu hesaplara giriş bilgileri tek bir kişinin telefonunda saklanmayacak.
Alan adı kimin adına kayıtlı
Küçük işletmelerde en sık rastlanan sorun bu soruya verilen cevaptır: “siteyi yapan arkadaş aldı”. Teknik olarak böyle bir alan adı o kişinin malıdır; işletme yıllarca o adresi kullansa, kartvizitine bassa, arama motorlarında o adresle tanınsa dahi durum değişmez. İlişki bozulduğunda ya da o kişiye ulaşılamadığında işletme, kendi adını kullanamaz hâle gelir.
Düzeltmek genelde zannedildiği kadar zor değildir. Yapılacak iş, kayıt bilgilerindeki sahip alanının işletmenin tüzel kişiliği, iletişim adresinin de işletmenin kendi kurumsal e-postası olmasını sağlamaktır. İletişim adresinin önemi şuradan gelir: alan adıyla ilgili her kritik bildirim, yenileme uyarısı ve transfer onayı o adrese gider. O adres sizin elinizde değilse, kayıt sizin elinizde sayılmaz.
İkinci sık sorun yenileme tarihinin takip edilmemesidir. Alan adının süresi dolduğunda site ve e-posta aynı gün durur; üstelik geri alma süreci her zaman sorunsuz işlemez. Otomatik yenilemenin açık olması ve ödeme yöntemi geçerliliğinin yılda bir kontrol edilmesi, bu riski neredeyse sıfırlar.
Takip edilmesi gereken kayıtlar
Aşağıdaki liste, bir işletmenin dijital kimliğini oluşturan kayıtların tamamını kapsamaya çalışır. Hepsini tek bir sayfada tutmak, devir teslim gerektiğinde en çok işe yarayan belgedir.
| Kayıt | Ne işe yarar | Kim erişebilmeli | Kontrol sıklığı |
|---|---|---|---|
| Alan adı kaydı | Adresin sahipliği ve yenilenmesi | İşletme sahibi | Yılda bir, yenileme öncesi |
| DNS yönetimi | Adresin hangi sunucuya ve hangi posta hizmetine işaret ettiği | Sahip ve teknik sorumlu | Her değişiklikten sonra |
| Barındırma hesabı | Sitenin dosyaları ve yedekleri | Sahip ve teknik sorumlu | Yedek kontrolüyle birlikte |
| Kurumsal e-posta | Tüm resmi iletişim ve hesap kurtarma | Her çalışan kendi adresine | Personel değişiminde |
| SSL sertifikası | Tarayıcının siteyi güvenli göstermesi | Teknik sorumlu | Yenileme otomatik mi diye yılda bir |
| Sosyal medya hesapları | Marka adının başkası tarafından kullanılmaması | Sahip ve pazarlama sorumlusu | Personel değişiminde |
| İşletme profili ve haritalar | Adres, telefon ve çalışma saatinin doğru görünmesi | Sahip | Bilgi değişince hemen |
Kurumsal e-posta neden ücretsiz adresten iyidir
Ücretsiz bir posta servisinin adresiyle çalışmak ilk bakışta sadece bir görüntü meselesi gibi durur. Oysa üç somut sorun yaratır:
- Devredilemez. Çalışanın kendi şahsi adresiyle müşteriyle yazışması, o çalışan ayrıldığında yazışma geçmişinin de gitmesi anlamına gelir.
- Doğrulanamaz. Kurumsal alıcı, bir teklifin gerçekten o firmadan geldiğini alan adından anlar. Serbest bir adres bu doğrulamayı imkânsız kılar ve dolandırıcılık taklidini kolaylaştırır.
- Marka değeri taşımaz. Kartvizitte ve araç üstünde iki ayrı adres görünen bir işletme, kendi adresini de tanıtmış olmaz.
Adres yapısının kendisi de düzen gerektirir. Kişi adresleri (isim biçiminde) ve rol adresleri (satış, muhasebe, destek biçiminde) ayrı tutulduğunda, personel değiştiğinde dışarıya duyurulan adres değişmek zorunda kalmaz. Rol adresinin arkasında kimin durduğu içeride ayarlanır.
E-postanız neden spam klasörüne düşüyor
Kurumsal e-postaya geçen işletmelerin karşılaştığı ilk şaşırtıcı durum, gönderdikleri mesajların karşı tarafa ulaşmaması ya da istenmeyen klasörüne düşmesidir. Nedeni çoğu zaman mesajın içeriği değil, alan adının posta kimlik kayıtlarının eksik olmasıdır. Alıcı tarafındaki sunucular, bir alan adı adına gönderilen mesajın gerçekten o alan adının izin verdiği bir sunucudan çıkıp çıkmadığını kontrol eder.
Bu kontrolü sağlayan üç kayıt vardır ve DNS üzerinde tanımlanır. Birincisi, alan adınız adına hangi sunucuların posta gönderebileceğini bildirir. İkincisi, giden mesajlara dijital bir imza ekleyerek yolda değiştirilmediğini kanıtlar. Üçüncüsü ise bu iki kontrolden geçemeyen mesajlara ne yapılması gerektiğini ve raporların nereye gönderileceğini söyler. Üçünün birlikte tanımlanması, teslim oranını belirgin biçimde yükseltir.
Burada dikkat edilecek nokta, aynı alan adından birden fazla yerin posta göndermesidir. Sitenizdeki iletişim formu, fatura yazılımı, e-bülten aracı ve posta hizmetinizin kendisi ayrı ayrı gönderim yapıyorsa, hepsinin izinli listede bulunması gerekir. Bir tanesinin eksik kalması, en çok kullanılan akışın sessizce teslim edilmemesine yol açar.
Alt alan adı düzeni ve adresin tek bir biçimi
Bir alan adı alındıktan sonra genelde fark edilmeyen ikinci bir karar gelir: aynı site kaç farklı adresten açılıyor? Pek çok işletmenin sitesi hem www ön ekiyle hem onsuz, hem güvenli hem güvensiz bağlantıyla açılabilir durumdadır. Bu dört adres aynı içeriği gösterse de teknik olarak dört ayrı adrestir. Doğru kurgu birini ana adres seçip diğerlerinin hepsini kalıcı olarak ona yönlendirmektir. Böylece hem arama tarafında dağılma olmaz, hem paylaşılan bağlantılar tek bir yerde toplanır.
Alt alan adları ise ayrı bir disiplin gerektirir. Web yazılımı, deneme sürümü, eski bir kampanya sayfası ya da bir ölçüm aracı için açılan alt adresler zamanla birikir ve kimsenin hatırlamadığı yayınlar olarak internette kalır. Bunlar iki sorun yaratır: güncelliği geçmiş bilgi hâlâ erişilebilirdir ve bakımı yapılmadığı için güvenlik tarafında en zayıf halka hâline gelirler. Alt adreslerin bir listesinin tutulması ve işi bitenlerin kapatılması, yılda bir yapılacak kısa bir temizlik işidir.
Marka adının başka uzantılarda durumu da kontrol edilmeye değer. Adınızın yakın bir yazımıyla ya da farklı bir uzantıyla alınmış bir adres, müşterinin yanlış yere gitmesine ya da sizin adınıza gönderilen aldatıcı e-postalara zemin hazırlayabilir. Bunun tamamını engellemek mümkün değildir, ama en çok karıştırılacak bir iki yazımı kendi adınıza almak düşük maliyetli bir önlemdir.
Kimlik tutarlılığı: aynı bilgi her yerde aynı olmalı
İşletmenin adı, adresi ve telefonu; sitede, harita kaydında, sosyal medya profillerinde ve faturada aynı yazılmalıdır. Bu, estetik bir titizlik değil; hem müşterinin hem arama sistemlerinin aynı işletmeden bahsedildiğini anlamasının yoludur. Pratikte şu sırayla toparlanır:
- Resmi unvanı ve kullanılan ticari adı yazın; hangisinin nerede kullanılacağına karar verin.
- Adresi tek bir biçimde yazıp bunu referans kabul edin; kısaltmalar ve ilçe yazımı dâhil.
- Tek bir ana telefon numarası belirleyin; yönlendirmeyi arka tarafta yapın.
- Çalışma saatlerini güncel tutun; tatil ve istisna günlerini de işaretleyin.
- Logoyu tek bir klasörde, farklı boyut ve arka plan varyantlarıyla saklayın; her tedarikçi aynı dosyayı kullansın.
- Bütün hesapların giriş bilgilerini bir parola yöneticisinde tutun ve işletme sahibinin erişimini ayrı bir hesapla güvenceye alın.
Bu altı maddenin tamamı bir öğleden sonrada bitirilebilir, fakat atlandığında yıllarca süren küçük tutarsızlıklar üretir.
Devamını okumak için
Bu altyapı oturmadan dijital tarafta yapılan hiçbir yatırım güvenli değildir. Verinin nerede durduğu kararı için işletme yazılımını buluta taşımak yazısına, müşteri verisinin hukuki düzeni için KVKK uyumlu müşteri verisi yazısına, bilgilerinizin yapay zeka araçlarında doğru görünmesi için de yapay zeka aramalarında görünür olmak yazısına bakabilirsiniz. Tüm başlıklar blog sayfamızda, hizmet alanlarımız ana sayfamızda.