İletişim formundan gelen talepler posta kutunuza düşmüyorsa sorun neredeyse her zaman üç halkadan birindedir: gönderim sunucuya hiç ulaşmamıştır, sunucu e-postayı hiç üretmemiştir ya da üretmiştir ama alıcı taraf mesajı reddetmiş veya önemsiz klasörüne atmıştır. Teşhisi kısaltan şey bu üç halkayı birbirine karıştırmadan sırayla sınamaktır; aşağıdaki yedi adım tam olarak bunu yapar.
Önce zinciri üçe bölün
Bir form gönderimi, tarayıcıdan posta kutusuna varana kadar birbirinden bağımsız çalışan üç bölümden geçer. Birincisi tarayıcı tarafıdır: alanlar doğrulanır, istek sunucuya yollanır. İkincisi sunucu tarafıdır: istek alınır, kayıt veritabanına yazılır ve e-posta gönderimi sıraya konur. Üçüncüsü posta tarafıdır: gönderim sunucusu mesajı alıcının sunucusuna teslim etmeye çalışır, alıcı sunucu da mesajı kabul eder, reddeder ya da önemsiz klasörüne koyar.
Arıza bildirimi hep aynı cümleyle gelir, yani form çalışmıyor denir; ama bu üç bölümün hangisinde koptuğunu bilmeden yapılan her müdahale deneme yanılmadır. Eklenti değiştirmek, şablonu yenilemek ya da sunucuyu yeniden başlatmak çoğu zaman sorunu başka bir yere taşır, çözmez. Bu yüzden ilk iş formu kendiniz doldurup göndermek ve ekranda ne olduğunu not etmektir. Teşekkür mesajı görünüyor mu, sayfa baştan yükleniyor mu, kırmızı bir hata metni çıkıyor mu? Teşekkür mesajı görünüyorsa birinci halka çalışıyordur ve aramayı doğrudan ikinci halkadan sürdürürsünüz.
Sırayla bakılacak yedi nokta
Aşağıdaki sıra rastgele değildir. Her satır bir öncekini eledigi için yukarıdan aşağı ilerlemek en kısa yoldur; bir satır temiz çıkmadan bir sonrakine geçmeyin.
| Sıra | Kontrol edilen | Nasıl sınanır |
|---|---|---|
| 1 | Form gerçekten gönderiliyor mu | Formu kendiniz doldurun; teşekkür ekranı mı yoksa hata metni mi çıkıyor, not edin |
| 2 | Kayıt panele düşüyor mu | Yönetim panelinde form kayıtları listesini açın; az önceki deneme orada mı |
| 3 | Alıcı adresi doğru mu | Form ayarındaki alıcı adresini harf harf okuyun; ayrılan bir çalışanın adresi kalmış olabilir |
| 4 | Önemsiz klasörü ve kurallar | Alıcı kutusunda önemsiz klasörüne ve otomatik taşıma kurallarına bakın |
| 5 | Gönderen adresi | Mesajın kimden alanı sizin alan adınızı mı kullanıyor, yoksa ziyaretçinin adresini mi |
| 6 | Gönderim yöntemi | Site, sunucunun yerel posta işlevini mi kullanıyor yoksa kimlik doğrulamalı SMTP mi |
| 7 | Gönderim günlüğü | Posta günlüğünde o saate ait kayıt var mı; varsa red satırı ne diyor |
İkinci satırda kayıt panelde görünüyor ama e-posta gelmiyorsa birinci ve ikinci halka temizdir; arıza posta tarafındadır ve beşinci satırdan devam edersiniz. Kayıt panelde de yoksa sorun daha yukarıdadır ve e-posta ayarlarıyla uğraşmak zaman kaybıdır.
En sık çıkan sebep: gönderen adresi ziyaretçinin adresi
Birçok form eklentisi, mesajın kimden alanına ziyaretçinin yazdığı adresi koyar. Mantıklı görünür, çünkü yanıtlamak kolaylaşır. Ama bunu yapınca sizin sunucunuz, başkasının alan adı adına mesaj göndermiş olur. Alıcı tarafındaki posta sunucusu bu mesajı aldığında gönderen alan adının kimlik kayıtlarına bakar, sizin sunucunuzun o alan adı adına gönderim yetkisi olmadığını görür ve mesajı ya reddeder ya da sessizce önemsize atar.
Doğrusu şudur: kimden alanına kendi alan adınızdaki bir kutuyu yazın, ziyaretçinin adresini ise yanıt adresi alanına koyun. Böylece kimlik doğrulaması kendi alan adınız üzerinden yapılır, yanıtla düğmesi yine müşteriye gider. Alan adı kimlik kayıtlarının nasıl kurulduğunu SPF, DKIM ve DMARC yazısında adım adım anlattık.
İkinci sebep: sunucunun yerel posta işlevi
Paylaşımlı barındırmada çalışan siteler çoğu zaman sunucunun yerleşik posta işlevini kullanır. Bu yöntemde mesaj, hiçbir kullanıcı adı ve parola doğrulaması olmadan sıraya bırakılır. Büyük posta sağlayıcıları bu tür gönderimlere yıllardır daha temkinli yaklaşıyor; mesaj çoğu zaman bir hata üretmeden kaybolur. Site tarafında her şey yolunda görünür, çünkü işlev gönderildi yanıtı döndürmüştür.
Kalıcı çözüm, formu kendi alan adınızdaki gerçek bir posta kutusu üzerinden, kimlik doğrulamalı SMTP ile göndermeye geçirmektir. Kurulum sırasında bağlantı noktası ve şifreleme ayarı posta sağlayıcınızın panelindeki değerlerle birebir aynı olmalıdır; kurumsal e-posta kurulumu yazısı bu ayarların hangisinin ne işe yaradığını açıklıyor.
Form kaydını e-postaya emanet etmeyin
Bu arızanın asıl zararı gelmeyen bir e-posta değil, kaybolan taleptir. E-posta teslimi hiçbir zaman yüzde yüz garanti değildir; kutu dolabilir, kural yanlış taşıyabilir, sağlayıcı filtreleyebilir. Bu yüzden her form gönderimi önce veritabanına yazılmalı, e-posta yalnızca bir haber verme aracı olmalıdır.
- Her gönderimi panelde kayıt olarak saklayın; e-posta gitmese bile talep durur.
- İkinci bir alıcı adresi tanımlayın, böylece tek kutuya bağımlı kalmazsınız.
- Günlük ya da haftalık özet gönderimi açın; sessizlik de bir sinyaldir.
- Ayda bir deneme gönderimi yapın ve kaydın panele düştüğünü görün.
- Personel ayrıldığında form alıcı adresini listeye ekleyip güncelleyin.
Kısa kontrol listesi
Arıza tekrar ettiğinde şu sırayı izleyin: formu kendiniz gönderin, kaydın panele düşüp düşmediğine bakın, alıcı adresini okuyun, önemsiz klasörünü açın, kimden alanını kendi alan adınıza çevirin, gönderimi kimlik doğrulamalı SMTP üzerinden yapın ve son olarak posta günlüğündeki red satırını okuyun. Bu yedi adım, arızanın hangi halkada olduğunu neredeyse her durumda tek seferde gösterir.
DigiWSS, işletmelerin web sitesi, alan adı ve kurumsal e-posta altyapısını tek elden yönetir; form gönderimlerinin hem panele kaydedilmesini hem de doğru kutuya ulaşmasını bu bütünün parçası olarak kurar.