Kısa cevap: Kurumsal e-posta üç ayrı karardan oluşur: posta kutusu nerede duracak (sağlayıcı), gelen posta oraya nasıl yönlenecek (MX kaydı) ve cihazlar oraya nasıl bağlanacak (protokol ve port). Bugünün varsayılan kurulumu gelen posta için IMAP 993, giden posta için SMTP 587 ve kullanıcı adı olarak tam e-posta adresidir. POP3 yalnızca tek cihazda çalışan kullanıcılar için anlamlıdır; iletiyi indirip sunucudan sildiği için ikinci cihazda posta hiç görünmez. Sıra da en az ayarlar kadar önemlidir: MX kaydını çevirmeden ÖNCE kutular açılır ve eski postalar taşınır.
Kurumsal e-posta aslında üç karardır
Kurumsal e-posta tek bir iş gibi konuşulur, ama içinde birbirinden bağımsız üç karar vardır ve bu üçünün karıştırılması kurulumda yaşanan sıkıntıların büyük kısmını açıklar. Birinci karar posta kutusunun nerede duracağıdır: hosting paketinize dahil olan posta sunucusunda mı, yoksa ayrı bir e-posta sağlayıcısında mı. İkinci karar, size gönderilen postanın o kutuya nasıl ulaşacağıdır; bunu alan adınızın MX kaydı belirler. Üçüncü karar ise telefonunuzun ve bilgisayarınızın o kutuya nasıl bağlanacağıdır; burada protokol ve port numarası devreye girer.
Üçünün ayrı olması bir karmaşa değil, kolaylıktır. Sağlayıcıyı değiştirdiğinizde yalnızca MX kaydına ve cihaz ayarlarına dokunursunuz; sitenizin A kaydı yerinde kalır. Tersi de doğrudur: siteyi başka bir sunucuya taşırken MX kaydına hiç dokunmazsanız e-posta kesintisiz çalışmaya devam eder. Hangi kaydın hangi işi yaptığını DNS kayıt türleri yazısında tek tek ele alıyoruz.
Dördüncü bir başlık daha vardır ama o kurulumun değil teslimin konusudur: giden postanızın karşı tarafta spam klasörüne düşmemesi. MX kaydı yalnızca gelen postayı yönlendirir; sizin alan adınız adına kimin posta gönderebileceğini ise TXT kayıtlarına yazılan SPF, DKIM ve DMARC belirler. Kutular çalışmaya başladıktan sonra sıradaki iş odur ve SPF, DKIM ve DMARC nasıl kurulur yazısında adım adım anlatılıyor.
Port numaraları: hangi kutuya ne yazılır
Cihaz ayarlarında birbirinden ayrı iki bağlantı tanımlanır: gelen posta için IMAP ya da POP3, giden posta için SMTP. Her protokolün şifreli ve şifresiz bir portu vardır. Şifresiz olanları bugün kullanmak için geçerli bir sebep yoktur; kullanıcı adı ve parola ağ üzerinde açık taşınır.
| Protokol | Ne işe yarar | Şifreli port | Şifresiz port |
|---|---|---|---|
| IMAP | Gelen posta; iletiler sunucuda kalır | 993 (implicit TLS) | 143 |
| POP3 | Gelen posta; iletiler cihaza indirilir | 995 | 110 |
| SMTP (istemci gönderimi) | Giden posta; cihazdan sunucuya | 587 (STARTTLS) ve 465 (implicit TLS) | Yok, kullanmayın |
| SMTP (port 25) | Sunucular arası teslim | Cihaz ayarına yazılmaz | 25 |
Tablonun son satırı özel dikkat ister. Port 25 sunucular arası teslim portudur: bir posta sunucusu iletiyi başka bir posta sunucusuna bu port üzerinden bırakır. İstemci gönderimi için kullanılmaz ve sağlayıcıların çoğu bu portu abone bağlantılarında kapatır. Elinizdeki bir kurulum notunda giden posta portu olarak 25 yazıyorsa o not eskimiştir; yerine 587 ya da 465 girin.
587 ile 465 arasındaki fark şifrelemenin ne zaman başladığıdır. 587 bağlantıyı açar ve STARTTLS ile şifrelemeye geçer; 465 bağlantıyı en baştan TLS ile kurar. İkisi de trafiği şifreli taşır, bu yüzden sağlayıcınızın belgelerinde hangisi yazıyorsa onu girmeniz yeterlidir. Önemli olan, giden sunucuda kimlik doğrulamanın açık olması ve gelen posta ile aynı kullanıcı bilgilerinin kullanılmasıdır.
IMAP mı, POP3 mü?
Kurulumda en çok yanlış seçilen ayar budur ve seçimin bedeli genellikle bir hafta sonra ortaya çıkar. İki protokol aynı işi tamamen farklı bir mantıkla yapar.
IMAP iletiyi sunucuda bırakır. Cihazınız kutunun bir görüntüsünü gösterir; bir iletiyi okuduğunuzda, bir klasöre taşıdığınızda ya da sildiğinizde bu durum sunucuya yazılır ve diğer cihazlarınıza da yansır. Telefondan okuduğunuz posta bilgisayarda okunmuş görünür, oluşturduğunuz klasör her cihazda aynıdır. POP3 ise iletiyi indirir ve varsayılan ayarında sunucudan siler. Bunun iki sonucu olur: ikinci cihazınızda posta hiç görünmez, ve indiren cihaz bozulduğunda arşivin tamamı o cihazla birlikte gider.
| Soru | IMAP | POP3 |
|---|---|---|
| İleti nerede durur? | Sunucuda | Cihazda; varsayılan ayarda sunucudan silinir |
| İkinci cihazda ne görünür? | Aynı kutu, aynı klasörler | Posta görünmez; ilk cihaz indirmiştir |
| Okundu durumu ve klasörler | Tüm cihazlarda eşlenir | Eşlenmez; her cihaz kendi başına |
| Cihaz bozulursa arşiv | Sunucuda durur, yeni cihazdan açılır | Yedek yoksa kaybolur |
| Sunucu kotası | Kutu kota kadar yer tutar | Sunucuda yer tutmaz |
| Bugünkü tercih | Varsayılan seçim | Tek cihaz ve çok kısıtlı kota |
Yani bugün varsayılan tercih IMAP'tir. POP3 yalnızca tek bir cihazda çalışan ve sunucu kotası çok kısıtlı olan durumlarda anlam taşır; orada postayı indirip sunucuyu boşaltmak bir kusur değil, istenen davranıştır. Onun dışında IMAP seçilir. Aynı kutuyu bir cihazda POP3, başka bir cihazda IMAP olarak kurmak ise en kötü bileşimdir: POP3 kuran cihaz postayı çeker, IMAP kuran cihaz onu bir daha hiç görmez.
Adım adım: kurumsal e-postaya geçiş
Sıralama burada gerçekten belirleyicidir. Aşağıdaki akış, geçiş sırasında posta kaybını ve “bazı mailler geliyor, bazıları gelmiyor” tablosunu engellemek için kurulmuştur.
- Sağlayıcıyı seçin. Kutu sayısı, kaç yıllık arşiv tutacağınız, ortak takvim ihtiyacı ve ayrılan çalışanın verisinin nasıl devredileceği bu kararı belirler. Seçenekleri Google Workspace mi, Microsoft 365 mi yazısında karşılaştırıyoruz.
- Alan adını sağlayıcıda doğrulayın. Sağlayıcı size bir TXT kaydı verir ve bunu alan adınızın kök kaydına eklemenizi ister. Bu adım yalnızca alan adının sizin yönetiminizde olduğunu kanıtlar; postanın akışını değiştirmez, dolayısıyla risksizdir.
- Kutuları açın. Kişi adreslerini ve rol adreslerini bu aşamada tanımlayın. Rol adreslerini takma ad mı, paylaşılan kutu mu yapacağınızı takma ad, yönlendirme ve otomatik yanıt yazısı ayırıyor.
- Eski postaları taşıyın. MX kaydı hâlâ eski sunucuyu gösterirken kopyalamaya başlayın. Bu, geçişin en çok atlanan adımıdır ve atlandığında yıllık arşiv eski sunucuda kalır. Taşıma bittiğinde yeni kutuların içi dolu olmalı.
- MX kaydını çevirin ve eski MX kayıtlarını SİLİN. Yeni sağlayıcının verdiği MX kaydını ekleyin, eskileri bölgede bırakmayın. Eski kayıt durursa posta iki sistem arasında bölünür; bir ileti eski sunucuya, bir sonraki yenisine düşer.
- SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını yazın. Yeni sağlayıcıdan gönderdiğiniz postanın alıcı tarafta doğrulanması için gereken TXT kayıtları bunlardır. Kutular çalışsa bile bu üçü eksikken giden postanız spam klasörüne düşmeye devam eder.
- Cihazları bağlayın. Gelen posta IMAP 993, giden posta SMTP 587 ya da 465, kullanıcı adı tam e-posta adresi, giden sunucuda kimlik doğrulama açık. Önce tek bir cihazda kurup gönderme ve alma testini yapın, sonra ekibe dağıtın.
- Eski sunucuyu bir süre açık bırakın. MX çevrildikten sonra da bazı gönderenler eski cevabı önbellekte tuttuğu için postayı eski sunucuya bırakır. Eski kutuları hemen kapatmayın; bir süre kontrol edip gecikmeli teslimleri toplayın, sonra kapatın.
Örnek bir istemci ayarı
Aşağıdaki kutuda sunucu adı ve e-posta adresi YER TUTUCUDUR; mail.ornekfirma.com yerine sağlayıcınızın belgelerinde yazan sunucu adını girmeniz gerekir. Port, şifreleme ve kullanıcı adı mantığı ise her sağlayıcıda aynıdır.
; gelen posta (IMAP) Sunucu : mail.ornekfirma.com (yer tutucu) Port : 993 Şifreleme : SSL/TLS Kullanıcı adı : ad@ornekfirma.com (TAM e-posta adresi) Parola : kutunun parolası ; giden posta (SMTP) Sunucu : mail.ornekfirma.com (yer tutucu) Port : 587 Şifreleme : STARTTLS Kimlik doğrulama : AÇIK, gelen posta ile aynı bilgiler ; giden posta için alternatif Port : 465 Şifreleme : SSL/TLS
Kullanıcı adı satırı en sık yanlış girilen alandır. Pek çok sunucu kullanıcı adı olarak tam e-posta adresini bekler; yalnızca “ad” yazdığınızda kimlik doğrulama başarısız olur ve istemci bunu genellikle “parola hatalı” diye gösterir. Parolayı üçüncü kez denemeden önce bu alanı kontrol edin.
Yaygın hatalar
- MX kaydını çevirmeden önce kutuları açmamak ve eski postaları taşımamak. MX çevrildiği anda yeni posta boş kutulara düşmeye başlar, arşiviniz ise eski sunucuda kalır. Geri dönüş mümkündür ama o sırada gelen postanın bir kısmı iki sistem arasında dağılmış olur.
- Eski MX kaydını silmeyip yeni kaydın yanında bırakmak. Gönderen sunucular öncelik sayısına göre birini seçer; sonuç, postanın iki posta sistemi arasında bölünmesidir. Bir süre sonra hangi iletinin nerede olduğunu kimse bilemez.
- Şifresiz portlarla kurulum yapmak. 143, 110 ve 25 ile kurduğunuzda kullanıcı adı ve parola ağ üzerinde açık taşınır. Ortak bir kablosuz ağda çalışan bir ekip için bu, parolayı kaybetmenin en kolay yoludur.
- Kullanıcı adı olarak tam e-posta adresi yerine yalnızca ismi yazmak. Bağlantı kurulur ama kimlik doğrulama reddedilir; hata mesajı parolayı işaret ettiği için saatler parola sıfırlamakla geçer.
- Giden sunucuda kimlik doğrulamayı kapatmak. Posta ya hiç gitmez ya da gittiği yerde doğrulanamadığı için spam sayılır. Giden sunucu da gelen sunucu kadar kimlik doğrulama ister.
- Aynı kutuyu bir cihazda POP3, diğerinde IMAP kurmak. POP3 kuran cihaz iletiyi çeker ve sunucudan siler; IMAP kuran cihaz o postayı bir daha hiç görmez. “Telefona geliyor, bilgisayara gelmiyor” şikâyetinin birinci sebebi budur.
Ne zaman uzmana bırakmalı
Sıfırdan iki üç kutu açmak için kimseye ihtiyacınız yok; sağlayıcının sihirbazı bu işi yürütür. Riskin arttığı yer, halihazırda çalışan bir posta sisteminden başka bir sisteme geçiştir. Yıllık arşivi olan kutular, dışarıya yönlendirilen rol adresleri, faturalarını kendi sunucusundan gönderen bir muhasebe yazılımı ve kimin ne zaman eklediği bilinmeyen eski TXT kayıtları varsa, geçişin bir planla yürütülmesi gerekir.
Bu geçişleri web sitesi ve e-ticaret çalışmalarının bir parçası olarak yürütüyoruz: gönderen envanteri çıkarılır, kutular taşınır, MX ve kimlik doğrulama kayıtları birlikte çevrilir. Mevcut yapınızın bir fotoğrafını çıkarmak isterseniz iletişim sayfasından yazabilirsiniz.
Devamını okumak için
Kutular çalıştıktan sonraki ilk iş teslimdir: SPF, DKIM ve DMARC nasıl kurulur. Sağlayıcı kararını henüz vermediyseniz Google Workspace mi, Microsoft 365 mi yazısı karar kriterlerini sıralıyor. Rol adresleri, yönlendirme ve otomatik yanıt için takma ad ve yönlendirme yazısına, kayıtların kendisini tanımak için DNS kayıt türleri yazısına bakın. Tüm başlıklar blog sayfamızda, çalışma alanlarımız ana sayfamızda.