Kısa cevap: Bunlar birbirinin yerine kullanılan dört ayrı araçtır. Takma ad, kendi kutusu olmayan ikinci bir adrestir ve mevcut bir kutuya düşer. Yönlendirme, gelen postayı başka bir adrese yeniden teslim eder; kurum dışına yapıldığında SPF ve DMARC doğrulamasını bozduğu için güvenilir bir çözüm değildir. Paylaşılan kutu, info@ gibi bir adresi birkaç kişinin aynı yerden görmesini sağlar ve kimin cevap verdiği görünür. Otomatik yanıt ise tarih aralıklı, kısa bir bilgi notudur. Kural basit: rol adresleri paylaşılan kutu olur, takma ad yalnızca gerçekten tek kişiye düşmesi gereken adreslerde kullanılır.
Dört araç, dört farklı iş
Takma ad (alias) ayrı bir posta kutusu değildir; mevcut bir kutuya düşen ikinci bir adrestir. Kota tutmaz, ayrı parolası yoktur. satis@ adresini belirli bir kişiye bağlamak ya da sık yazılan bir yanlış yazımı doğru kutuya düşürmek için doğru araçtır.
Yönlendirme (forward) gelen iletinin başka bir adrese kopyalanıp gönderilmesidir. İçeride, bir kutudan başka bir kutuya yapıldığında makul bir çözümdür. Kurum dışına, örneğin kişisel bir adrese yapıldığında ise teslim sorunları üretir; nedenini aşağıda ayrıca ele alıyoruz.
Paylaşılan kutu ya da grup, bir adresin birden fazla kişi tarafından aynı yerden görülmesini sağlar. Avantajı iki tanedir: kimin hangi iletiye cevap verdiği görünür, böylece aynı müşteriye iki farklı yanıt gitmez; ve çalışan ayrıldığında adres kaybolmaz, yazışma geçmişi kurumda kalır.
Otomatik yanıt, belirli bir tarih aralığında gelen iletilere dönen kısa bir bilgi notudur. Doğru kurulduğunda karşı tarafın beklentisini yönetir; yanlış kurulduğunda ya aylarca açık kalır ya da içinde olmaması gereken bilgileri dışarıya duyurur.
Dördünün karşılaştırması
| Ölçüt | Takma ad | Yönlendirme | Paylaşılan kutu | Otomatik yanıt |
|---|---|---|---|---|
| Ne yapar | Mevcut kutuya ikinci bir adres ekler | Geleni başka adrese yeniden teslim eder | Bir adresi birkaç kişiye aynı yerden açar | Gelen iletiye kısa bir bilgi döner |
| Ayrı kutu ve kota tutar mı | Tutmaz | Kaynak kutu durur; kopya bırakılmazsa iz kalmaz | Tutar; kendi arşivi olur | Tutmaz |
| Gönderen olarak kullanılabilir mi | Sağlayıcı izin veriyorsa, kutu sahibi o adresle gönderebilir | Hayır; yönlendirme yalnızca gelen tarafı ilgilendirir | Evet; yetkili kişiler kutu adıyla yanıtlar | İlgisiz |
| Çalışan ayrılınca ne olur | Takma adın bağlı olduğu kutu kapanırsa adres de düşer | Temizlenmezse eski çalışan kurumsal postayı okumaya devam eder | Adres ve arşiv kurumda kalır; kişi listeden çıkarılır | Kapatılmazsa aylarca yanıt döner |
| Kim cevap verdi görünür mü | Tek kişiye düştüğü için soru oluşmaz | Görünmez; yanıt hedef kutudan çıkar | Görünür; denetlenebilir | İlgisiz |
Dışarıya yönlendirme neden sorun çıkarır
Kurumsal postanın kişisel bir adrese toptan yönlendirilmesi pratik görünür ama kimlik doğrulama açısından kırılgan bir çözümdür. Sebep şu: yönlendirme yapan sunucu, iletiyi özgün göndericinin alan adı adına yeniden teslim eder. Hedef sunucu, iletiyi getiren sunucunun özgün göndericinin SPF kaydında yer alıp almadığına bakar ve yer almadığını görür; çünkü sizin sunucunuz o alan adının izin listesinde değildir. Sonuç SPF'in bozulmasıdır.
DMARC devredeyken tablo daha da katılaşır, çünkü DMARC hizalama ister: doğrulanan alan adının From satırındaki alan adıyla aynı olması gerekir. Yönlendirilmiş iletide bu hizalama kolayca kaybolur ve ileti hedefte spam sayılır ya da hiç teslim edilmez. Bu mekanizmayı SPF, DKIM ve DMARC nasıl kurulur yazısında ayrıntılı anlatıyoruz.
Doğru çözüm yönlendirme değil, hedef cihazda ikinci bir hesap tanımlamaktır. Kurumsal kutunuzu telefonunuzdaki ya da kişisel posta uygulamanızdaki ikinci hesap olarak IMAP ile bağlarsanız, posta hiç yeniden teslim edilmez; doğrudan kaynaktan okunur. Böylece doğrulama bozulmaz, kurumsal adresle yanıt verebilirsiniz ve arşiv kurumda kalır. Hesabın nasıl bağlandığını kurumsal e-posta kurulumu yazısı anlatıyor.
Rol adresleri: hangi adresler açılır
Kurumsal adres planı iki kümeden oluşur: kişi adresleri ve rol adresleri. Rol adresleri bir göreve bağlıdır, kişiye değil. Bu ayrımın pratik önemi çalışan değişiminde ortaya çıkar. Rol adresini bir kişinin adından türetirseniz — örneğin satış yazışmalarının tamamı bir çalışanın kişisel adresine geliyorsa — o kişi ayrıldığında kurumsal yazışma yolu kapanır. Müşteri eski adrese yazar, posta geri döner ve kimse bunu görmez. Aşağıdaki kutuda alan adı YER TUTUCUDUR.
; kisi adresleri (her birinin kendi kutusu) ad.soyad@ornekfirma.com (ornekfirma.com yer tutucudur) ; rol adresleri — PAYLASILAN KUTU olarak kurulur info@ornekfirma.com genel basvuru ve ilk temas satis@ornekfirma.com teklif, siparis ve fiyat sorulari muhasebe@ornekfirma.com fatura ve odeme yazismalari destek@ornekfirma.com teknik destek talepleri kvkk@ornekfirma.com veri sahibi basvurulari ; takma ad ornegi (ayri kutu ve kota tutmaz) basvuru@ornekfirma.com -> info kutusuna duser
Listedeki son adres bir zorunluluk olarak düşünülmeli: kişisel veri işleyen her işletmenin, veri sahiplerinin başvurusunu alacak bir kanalı olması gerekir ve bunun en kolay yolu ayrı bir rol adresidir. Başvuruların nasıl karşılanacağını KVKK uyumlu müşteri verisi yazısında ele alıyoruz.
Adım adım: adres planı ve çalışan ayrılışı
- Adres planını yazın. Kişi adresleri ve rol adresleri olmak üzere iki liste çıkarın. Rol adreslerini göreve göre adlandırın; hiçbir rol adresi bir çalışanın adını taşımasın.
- Rol adreslerini paylaşılan kutu olarak kurun. Takma adı yalnızca gerçekten tek bir kişiye düşmesi gereken adreslerde kullanın. Bir rol adresini takma adla tek kişiye bağlamak, o kişi izne çıktığında yazışmanın hiç görülmemesi demektir.
- Dışarıya yönlendirme yerine hedef kutuda ikinci hesap tanımlayın. Kurumsal kutuyu kişisel uygulamada ikinci hesap olarak IMAP ile bağlayın. Yönlendirme kurmanız gerekiyorsa kurum içinde kurun ve kaynakta kopya bırakmayı açın.
- Otomatik yanıtı tarih aralıklı kurun. Başlangıç ve bitiş tarihini girin, metinde kim yerine bakıyorsa onun kurumsal adresini yazın. Tarihsiz kurulan otomatik yanıt kapatılmayı bekler ve genellikle kapatılmaz.
- Çalışan ayrılışında izlenecek sırayı belgeleyin. Sıra şu olmalı: parolayı değiştir, varsa yönlendirmeyi yetkiliye çevir, kutuyu arşivle ya da paylaşılan kutuya dönüştür, takma adları yeni sorumluya taşı. Bu listeyi her ayrılışta baştan hatırlamaya çalışmak eksik iş üretir.
- Yılda bir yönlendirme ve takma ad listesini gözden geçirin. Zamanla kimsenin hatırlamadığı yönlendirmeler birikir. Hangi adresin nereye düştüğünü yazılı tutmak, hem güvenlik hem de kaybolan posta açısından en ucuz önlemdir.
Otomatik yanıtta ne yazılmaz
Otomatik yanıt, tanımadığınız herkese giden bir metindir: müşteriye de gider, size spam gönderene de. Bu yüzden içeriği dikkatle seçilmeli.
- Cep telefonu numarası yazmayın. Kurumsal santral numarası ya da bir rol adresi yeterlidir. Kişisel numara bir kez dışarı çıktığında geri alınamaz.
- Tatil tarih aralığının tamamını açıkça yazmayın. “Şu tarihten şu tarihe kadar şehir dışındayım” bilgisi, kimin ne kadar süre orada olmadığını herkese duyurur; bu hem hırsızlık hem de dolandırıcılık senaryoları için kullanılabilir. “Şu tarihte dönüyorum” demek yeterlidir.
- Başka bir çalışanın özel numarasını paylaşmayın. Yerinize bakan kişinin kurumsal e-posta adresini yazın; özel iletişim bilgisini onun izni olmadan dağıtmayın.
- Ayrıntılı iş bilgisi vermeyin. Hangi projede olduğunuz, hangi müşteriyle görüştüğünüz ya da kurumun iç yapısı otomatik yanıta girmez. Metin kısa, nötr ve yönlendirici olmalı.
Yaygın hatalar
- Kurumsal postayı kişisel adrese toptan yönlendirmek. Yönlendiren sunucu iletiyi özgün göndericinin alan adı adına yeniden teslim ettiği için SPF bozulur ve DMARC hizalaması kaybolur. İletiler hedefte spam sayılır ya da hiç gelmez; dahası, kurumsal yazışma kurum dışında bir arşive taşınmış olur.
- Rol adresini takma adla tek kişiye bağlamak. O kişi izne çıktığında ya da hastalandığında
info@adresine gelen başvuruları kimse görmez. Başvuru kaybolur ve genellikle müşteri ikinci kez yazmaz. - Yönlendirmeyi kurup kaynakta kopya bırakmamak. Hedef kutuda bir sorun çıktığında, silinen bir iletiyi geri getirecek bir kaynak kalmaz. Yönlendirme kurulurken kopyanın özgün kutuda kalması açılmalı.
- Çalışan ayrıldığında yönlendirmeyi temizlemeyi unutmak. Parola değiştirilir, kutu kapatılır sanılır, ama kutudan dışarıya kurulmuş bir yönlendirme kalmışsa eski çalışan kurumsal postayı okumaya devam eder. Bu, en sık gözden kaçan veri sızıntısı yoludur.
- Otomatik yanıtı tarihsiz kurup aylarca açık bırakmak. Müşteriniz, dönmüş olduğunuz hâlde “şu an ulaşılamıyorum” yanıtı alır ve başka bir yere gider. Tarih aralığı girmek bu hatayı tamamen önler.
- Rol adreslerini kişi adlarından oluşturmak. Satış yazışmasının tamamı bir çalışanın kişisel adresine geliyorsa, o kişi ayrıldığında kurumsal yazışma yolu kapanır. Rol adresi göreve bağlanır, kişiye değil.
Ne zaman uzmana bırakmalı
Bir takma ad eklemek ya da otomatik yanıt kurmak panelden yapılacak bir iştir. Yardım gerektiren kısım, yıllar içinde biriken yapının çözülmesidir: kimin hangi adresi gördüğü bilinmiyorsa, bazı rol adresleri dışarıya yönlendiriliyorsa, ayrılan çalışanların kutuları kapatılmış ama takma adları kimseye devredilmemişse, ortada hem kayıp posta hem de açık bir veri riski vardır. Bu tablonun çıkarılması her adresin tek tek izlenmesini gerektirir.
Adres planını ve rol kutularını web sitesi ve e-ticaret çalışmalarının bir parçası olarak kuruyoruz: adresler listelenir, yönlendirmeler sökülüp paylaşılan kutuya çevrilir ve çalışan ayrılışı için izlenecek sıra yazılı hâle getirilir. Mevcut yapınızı konuşmak için iletişim sayfasından yazabilirsiniz.
Devamını okumak için
Kutuların kurulumu ve port ayarları için kurumsal e-posta kurulumu, yönlendirmenin neden doğrulamayı bozduğunu anlamak için SPF, DKIM ve DMARC nasıl kurulur yazısına bakın. Sağlayıcı değiştiriyorsanız takma adların ve kuralların yeniden kurulması gerekir; sırayı eski e-postaları yeni sunucuya taşıma yazısı veriyor. Veri sahibi başvurularını karşılayacak kanal için KVKK uyumlu müşteri verisi yazısına göz atın. Tüm başlıklar blog sayfamızda, çalışma alanlarımız ana sayfamızda.