Kısa cevap: E-posta taşımada sonucu belirleyen araç değil sıradır. Doğru sıra şudur: yeni kutuları aç, MX kaydı hâlâ eski sunucuyu gösterirken eski postaları kopyala, sonra MX kaydını çevir, çevirdikten sonra gecikmeli iletiler için ikinci bir artımlı kopyalama turu at, eski sunucuyu bir süre açık bırak ve ancak sonra kapat. Üç yöntem vardır: sağlayıcının kendi taşıma aracı, imapsync ile sunucudan sunucuya kopyalama ve posta istemcisinde iki hesabı birlikte tanımlayıp klasörleri sürükleme. Takvim ve kişiler IMAP ile taşınmaz; onlar ayrı dışa aktarılır.
Sıra her şeydir
Taşıma sırasında yaşanan kayıpların neredeyse tamamı tek bir hatadan doğar: MX kaydının kopyalama işinden önce çevrilmesi. MX kaydı çevrildiği anda size gönderilen yeni postalar yeni sunucuya düşmeye başlar, eski arşiv ise eski sunucuda kalır. O andan sonra iki ayrı kutunuz olur ve hangisinde hangi yazışmanın bulunduğunu kimse bilmez. İki kutuyu sonradan birleştirmek mümkündür ama hem zahmetlidir hem de yinelenen iletiler üretir.
Doğru akış tersidir. Yeni kutular açılır, kopyalama MX kaydı hâlâ eski sunucuyu gösterirken yapılır; böylece hedef kutular dolu hâle gelir. Kopyalama bittikten sonra MX kaydı çevrilir. Ama iş burada bitmez: MX değişikliğinin yayılması bir anda olmaz, çözümleyiciler eski cevabı TTL süresi boyunca önbellekte tutar. Bu yüzden MX çevrildikten sonra bir süre daha eski sunucuya posta düşer. Bu gecikmeli teslimleri toplamak için ikinci bir artımlı kopyalama turu gerekir. Kaydın yayılma mantığını ve TTL ayarını alan adını başka bir hosting'e taşıma yazısında ayrıca ele alıyoruz.
Üç taşıma yöntemi
Yöntemi kutu sayısı ve elinizdeki teknik imkân belirler. Üçü de aynı sonucu verebilir; farkı dayanıklılık ve korunan ayrıntı miktarı yaratır.
| Ölçüt | Sağlayıcının taşıma aracı | imapsync | İstemcide sürükleme |
|---|---|---|---|
| Kaç kutu için uygun | Toplu taşımaya uygun | Tek kutudan onlarca kutuya; her kutu için ayrı çalıştırılır | Bir iki kutu |
| Klasör yapısı korunur mu | Genellikle korunur | Korunur; klasör adı farkları eşlenebilir | Elle taşıdığınız kadar |
| Okundu durumu ve tarihler | Araca bağlı | Özgün tarihleri koruyan bir seçeneği var | Bozulma riski yüksek |
| Kesintiye dayanıklılık | Araca bağlı | Artımlı: kaldığı yerden devam eder, aynı ileti iki kez kopyalanmaz | Yok; yarıda kalırsa elle kontrol gerekir |
| Teknik bilgi ihtiyacı | Düşük | Komut satırı gerekir | Düşük ama yavaş ve hataya açık |
| İkinci artımlı tur | Aracın desteğine bağlı | Aynı komut yeniden çalıştırılır, yalnızca yeni iletiler gelir | Elle fark aramak gerekir |
Sağlayıcınız hazır bir taşıma aracı sunuyorsa ilk tercih odur; en az iş çıkarır. Araç yoksa ya da kaynak sunucuyu desteklemiyorsa imapsync devreye girer. İstemcide sürükleme yöntemi yalnızca tek bir küçük kutu için düşünülmeli; yavaştır, bağlantı koptuğunda nerede kaldığınızı bilemezsiniz ve okundu durumuyla tarihler kolayca bozulur.
Adım adım: kayıpsız taşıma
- Hedef kutuları açın ve kotayı kontrol edin. Yeni sağlayıcıda tüm kutular tanımlı olmalı ve kotası, taşınacak arşivi alacak kadar geniş olmalı. Kotası dolu bir hedef kutuya kopyalama yarıda durur ve genellikle anlaşılmaz bir hata mesajı verir.
- Tek bir kutuyla deneme turu yapın. Hiçbir şey yazmayan bir deneme çalıştırmasıyla bağlantının, kullanıcı bilgilerinin ve klasör eşlemesinin doğru olduğunu görün. Deneme turu, yanlış hesaba kopyalama gibi geri alınması zahmetli hataları baştan keser.
- İlk tam kopyalama turunu çalıştırın. Bu tur MX kaydı hâlâ eski sunucuyu gösterirken yapılır. Büyük kutularda saatler sürebilir; bağlantı koparsa artımlı bir araçla kaldığı yerden devam edilir.
- Takvim, kişiler, kurallar ve imzaları ayrıca dışa aktarın. Bunlar posta değildir ve IMAP ile taşınmaz. Takvimi ve kişi listesini eski sistemden dosya olarak indirip yeni sisteme içe aktarmanız, yönlendirme ve otomatik yanıt kurallarını da elle yeniden kurmanız gerekir.
- MX kaydını çevirin ve eski MX kayıtlarını silin. Yeni sağlayıcının verdiği kaydı ekleyin, eskisini bölgede bırakmayın. Değişiklikten önce ilgili kaydın TTL değerini düşürmek, yayılmanın daha hızlı tamamlanmasını sağlar.
- İkinci, artımlı kopyalama turunu atın. MX çevrildikten sonra bir süre daha eski sunucuya posta düşer. Aynı kopyalamayı yeniden çalıştırdığınızda yalnızca yeni iletiler aktarılır; önceden taşınanlar tekrar kopyalanmaz.
- Eski sunucuyu bir süre açık bırakın. Kutuları silmeyin, mümkünse salt okunur hâle getirin. Birkaç gün boyunca eski kutulara düşen bir şey olup olmadığını kontrol edin; ihtiyaç hâlinde bir artımlı tur daha atılır.
- Doğrulayın ve eski sistemi kapatın. Her kutuda klasör sayısını, en eski iletinin tarihini ve toplam ileti sayısını iki tarafta karşılaştırın. Rakamlar oturduktan ve kullanıcılar bir hafta sorunsuz çalıştıktan sonra eski hesapları kapatın.
imapsync ile sunucudan sunucuya kopyalama
imapsync, iki IMAP sunucusu arasında artımlı ve özyinelemeli kopyalama yapan bir komut satırı aracıdır. Artımlı çalışması taşımanın en değerli özelliğidir: iş yarıda kesilirse baştan başlamaz, kaldığı yerden devam eder ve aynı ileti iki kez kopyalanmaz. Bu yüzden ikinci turu atmak için yeni bir komuta ihtiyacınız olmaz; aynı komutu yeniden çalıştırmanız yeterlidir.
Üç seçenek işinizi kolaylaştırır. Deneme seçeneği hiçbir şey yazmadan ne olacağını gösterir. Klasör eşleme seçeneği, iki sistemdeki klasör adı farklarını (örneğin Sent ile Gönderilmiş) birbirine bağlar. Özgün tarih seçeneği ise iletilerin tarihlerinin kopyalama anına kaymasını engeller; bu seçenek olmadan taşınan bir arşivde her şey aynı güne tarihlenmiş görünür ve kronoloji kaybolur.
Güvenlik tarafında tek bir kural var: parolalar komut satırına yazılmaz. Komut satırı, sunucudaki süreç listesinde görünür; orada duran bir parola o makineye erişebilen herkese açıktır. Parolaları ayrı birer dosyaya yazıp aracın parola dosyası seçenekleriyle okutmak gerekir. Aşağıdaki kutuda sunucu adları ve dosya yolları YER TUTUCUDUR.
; deneme turu: hicbir sey yazilmaz, yalnizca ne olacagi gosterilir imapsync --dry --host1 eski.ornekfirma.com --port1 993 --ssl1 --user1 ad@ornekfirma.com --passfile1 /yol/eski.txt --host2 yeni.ornekfirma.com --port2 993 --ssl2 --user2 ad@ornekfirma.com --passfile2 /yol/yeni.txt --automap --syncinternaldates ; gercek kopyalama: ayni komuttan --dry cikarilir imapsync --host1 eski.ornekfirma.com --port1 993 --ssl1 --user1 ad@ornekfirma.com --passfile1 /yol/eski.txt --host2 yeni.ornekfirma.com --port2 993 --ssl2 --user2 ad@ornekfirma.com --passfile2 /yol/yeni.txt --automap --syncinternaldates ; ikinci (artimli) tur: MX cevrildikten sonra ayni komut yeniden calistirilir
Komutta kaynak ve hedef için ayrı sunucu, ayrı port, ayrı kullanıcı ve ayrı parola dosyası verildiğine dikkat edin. Her iki tarafta da şifreli IMAP portu olan 993 kullanılıyor; portların neden böyle olduğunu kurumsal e-posta kurulumu yazısında anlatıyoruz.
Taşımada korunması gereken, sık kaybedilen şeyler
“Mailler geldi” demek taşımanın tamamlandığı anlamına gelmiyor. Aşağıdaki kalemler ayrı ayrı kontrol edilmeli; çoğu, kaybolduğu fark edilene kadar haftalar geçer.
- Klasör ağacı. Alt klasörlerin hiyerarşisi korunmalı. Her şeyin gelen kutusuna yığıldığı bir taşıma teknik olarak başarılı, pratikte kullanılamaz bir sonuçtur.
- Okundu ve okunmadı durumu, bayraklar. Bu bilgi kaybolursa binlerce ileti okunmamış olarak görünür ve kullanıcı hangisine cevap verdiğini ayırt edemez.
- Özgün tarihler. Tarihlerin kopyalama anına kayması arşivin kronolojisini siler; arama ve sıralama işe yaramaz hâle gelir.
- Takvim ve kişiler. Bunlar IMAP ile taşınmaz. Eski sistemden dosya olarak dışa aktarılıp yeni sisteme içe aktarılmaları gerekir; atlanırsa randevular ve müşteri listesi geride kalır.
- Otomatik yanıt ve yönlendirme kuralları. Eski sunucuda tanımlı kurallar yeni sisteme gelmez. Özellikle rol adreslerine kurulmuş yönlendirmeler atlanırsa, taşımadan sonra bazı başvurular hiç kimseye düşmez.
- İmzalar ve takma adlar. İmzalar istemci tarafında tutulduğu için kolayca kaybolur; takma adlar ise sağlayıcı tarafında tanımlıdır ve yeni sistemde yeniden kurulmazsa o adreslere gelen posta geri döner. Takma ad ile paylaşılan kutu arasındaki farkı takma ad, yönlendirme ve otomatik yanıt yazısı ayırıyor.
Yaygın hatalar
- MX kaydını önce çevirip sonra taşımaya başlamak. Yeni posta yeni sunucuya, arşiv eski sunucuda kalır; ortada bölünmüş bir kutu oluşur. Sonradan birleştirmek hem zahmetli hem de yinelenen ileti üreten bir iştir.
- Tek tur kopyalayıp gecikmeli iletileri kaybetmek. MX değişikliği anında yayılmaz; eski cevabı önbellekte tutan gönderenler bir süre eski sunucuya teslim eder. İkinci artımlı tur atılmazsa o iletiler eski kutuda kalır ve kimse onları aramaz.
- Eski sunucuyu taşıma biter bitmez kapatmak. Kutular silindikten sonra gecikmeli teslimleri kurtarma şansı kalmaz. Eski sistem, doğrulama tamamlanana kadar açık ve mümkünse salt okunur tutulur.
- Kişi ve takvimin IMAP ile geldiğini varsaymak. Posta taşındığı için her şeyin taşındığı sanılır; haftalar sonra bir randevu kaçırıldığında fark edilir. Bu ikisi için ayrı dışa aktarma şarttır.
- Parolayı komut satırına yazmak. Komut satırı sunucudaki süreç listesinde görünür; o makineye erişen herkes parolayı okuyabilir. Parolalar ayrı dosyalardan okutulmalı ve taşıma bittiğinde o dosyalar silinmelidir.
- Kotası dolu bir hedef kutuya kopyalamaya çalışmak. Kopyalama yarıda durur, hata mesajı genellikle sebebi açıkça söylemez ve saatler “araç çalışmıyor” diye aranmakla geçer. Hedef kotayı baştan ölçün.
Ne zaman uzmana bırakmalı
Tek bir kutuyu taşımak için sağlayıcınızın aracı çoğu zaman yeterlidir. İş, kutu sayısı arttığında ve kesintiye tahammül azaldığında zorlaşır. Onlarca kutunun bulunduğu, rol adreslerinin yönlendirmelerle birbirine bağlandığı, ortak takvimlerin kullanıldığı ve paylaşılan kutuların bulunduğu bir sistemde taşıma; envanter çıkarmayı, tur planlamayı ve her kutu için ileti sayısıyla tarih aralığını iki tarafta karşılaştırmayı gerektirir. Üstüne bir de arşiv süresi mevzuata bağlıysa, kayıp bir klasör sonradan ciddi bir sorun olur.
Bu taşımaları web sitesi ve e-ticaret çalışmalarının bir parçası olarak yürütüyoruz: kutular ve kotalar çıkarılır, deneme turu yapılır, iki turlu kopyalama planlanır ve eski sistem doğrulama bitene kadar açık tutulur. Durumunuzu konuşmak için iletişim sayfasından yazabilirsiniz.
Devamını okumak için
Port ve MX ayarlarının mantığı için kurumsal e-posta kurulumu, sağlayıcı kararı için Google Workspace mi, Microsoft 365 mi yazısına bakın. Taşımadan sonra rol adreslerini yeniden kurarken takma ad ve yönlendirme yazısı sırayı veriyor; aynı anda siteyi de taşıyorsanız alan adını başka bir hosting'e taşıma yazısı hangi kayda dokunulacağını söylüyor. Tüm başlıklar blog sayfamızda, çalışma alanlarımız ana sayfamızda.