Geri dönen e-postanın içinde iki şey aranır: üç haneli kod ve onun yanındaki açıklama satırı. Kod 5 ile başlıyorsa hata kalıcıdır — adres yok, kutu kapalı ya da gönderim reddedilmiştir ve aynı postayı tekrar göndermek sonucu değiştirmez. Kod 4 ile başlıyorsa hata geçicidir; sunucu o an kabul edemiyordur ve gönderen sunucu genelde postayı bir süre kendisi yeniden dener.
Bu ayrım ilk hamleyi belirler. Kalıcı hatada hemen müdahale edilir; geçici hatada beklemek çoğu zaman doğru olandır. Aşağıda kodların ne anlattığı, sorunun sizde mi karşı tarafta mı olduğunun nasıl anlaşıldığı ve hiç geri dönmeyen postaların ne anlama geldiği var.
Geri dönen mesajda nereye bakılır?
Geri bildirim mesajı genelde "Mail Delivery Subsystem" ya da "Postmaster" gibi bir gönderenden gelir. Üstteki açıklama cümlesi çoğu zaman yeterince bilgi vermez; gerçek bilgi mesajın alt kısmındaki teknik bölümdedir. Orada şunları arayın:
- Ulaşılamayan adres: hata hangi alıcı için? Birden çok alıcıya gönderdiyseniz yalnızca biri için başarısız olmuş olabilir.
- Üç haneli kod: 550, 552, 421 gibi. İlk hane kalıcı ya da geçici olduğunu söyler.
- Noktalı kod: 5.1.1 ya da 5.2.2 gibi daha ayrıntılı kod. Bu, hatanın tam yerini söyler.
- Reddeden sunucunun adı: hatayı sizin sunucunuz mu, alıcının sunucusu mu üretti? Ad alıcı tarafın alan adını gösteriyorsa düzeltme orada.
- Serbest metin açıklaması: "mailbox full", "user unknown", "message too large" gibi satırlar en okunur ipuçlarıdır.
Kod tablosu
| Kod | Ne anlatır | Ne yapılır |
|---|---|---|
| 550 | Alıcı adresi yok ya da kutu kullanılamıyor | Adresi harf harf doğrula, alıcıya başka kanaldan sor |
| 551 / 5.1.1 | Alıcı o sunucuda tanımlı değil | Adres yanlış ya da hesap kapatılmış |
| 552 / 5.2.2 | Alıcının kutusu dolu | Alıcı yer açana kadar beklenir, sonra tekrar gönderilir |
| 553 | Adres biçimi kabul edilmedi | Adresteki yazım hatasını ve fazla karakterleri temizle |
| 554 / 5.7.1 | Gönderim politika gereği reddedildi | Kimlik doğrulama kayıtlarını ve itibar durumunu kontrol et |
| 421 / 4.4.x | Sunucu şu an hizmet veremiyor | Bekle, yeniden deneme kendiliğinden olur |
| 450 / 451 | Geçici reddetme, sıklıkla ilk temas süzgeci | Bekle; saatler sonra hâlâ dönerse alıcı tarafa haber ver |
| 452 | Sunucuda geçici yer sorunu | Bekle, tekrarlıyorsa barındırma tarafına bildir |
| 5.3.4 | Mesaj boyutu sınırı aşıldı | Eki bağlantıyla paylaş, postayı küçült |
Noktalı kodun ilk hanesi de aynı kuralı izler: 5 ile başlıyorsa kalıcı, 4 ile başlıyorsa geçici. Sunucular aynı durumu farklı kodlarla bildirebildiği için, kodun yanındaki serbest metni mutlaka okuyun.
Sıralı teşhis: hata sizde mi karşı tarafta mı?
- Tek alıcı mı, hepsi mi? Yalnızca bir alıcıya ulaşmıyorsa sorun o adresteyse düzeltme oradadır. Gönderdiğiniz her posta geri dönüyorsa sorun sizin tarafınızda.
- Adresi gözle doğrulayın. Nokta, alt çizgi, benzer görünen harfler ve kopyalanırken sona takılan boşluk en sık nedenlerden. Adresi elle yeniden yazıp gönderin.
- Kendinize gönderin. Kendi adresinize gelen posta ulaşıyorsa gönderme yolunuz çalışıyor demektir.
- Başka bir alan adına gönderin. Yalnızca belirli bir alan adına gidenler dönüyorsa o alan adının süzgeci sizi reddediyor olabilir.
- Kimlik doğrulama kayıtlarını kontrol edin. 554 ve 5.7.x ailesinde en sık neden, gönderen alan adının doğrulama kayıtlarının eksik ya da hatalı olmasıdır.
- Kendi kutunuzun doluluğuna bakın. Dolu kutu gelen postayı engeller; bazı kurulumlarda gönderimi de etkiler.
- Ek boyutunu ölçün. Boyut sınırı hem sizin hem alıcının sunucusunda vardır; ikisinden küçük olanı geçerlidir.
- Sunucu adresi ve port ayarlarını doğrulayın. Yeni kurulan ya da taşınan hesaplarda giden posta sunucusu ayarı eksik kalmış olabilir.
Hiç geri dönmediyse: sessiz kayıp
Daha zor olan durum, postanın ne ulaşması ne de geri dönmesidir. Burada üç olasılık var ve ayrımı alıcıya sormadan yapamazsınız.
- Postanın istenmeyen klasörüne düşmesi: en yaygın durum. Alıcıya o klasöre bakmasını söyleyin; orada bulunuyorsa teslimat çalışıyor, itibar tarafında iş var.
- Sessiz reddetme: bazı sunucular kabul ettiği postayı sonra sessizce atar. Geri bildirim gelmez. Burada ancak alıcı taraf yöneticisi kayıtlara bakabilir.
- Alıcı tarafta kural: kutuda tanımlı bir kural postayı başka klasöre taşımış ya da silmiş olabilir.
Tekrarını önlemek
Geri dönmelerin bir kısmı tek seferlik yazım hatasıdır; kalanı yapısal nedenlerden gelir ve kalıcı olarak düzeltilebilir. Gönderen alan adının doğrulama kayıtlarını eksiksiz kurmak, bu kayıtlar için SPF, DKIM ve DMARC adımlarını izlemek bunların başında gelir. Kutu doluluğunu düzenli boşaltmak, büyük ekleri posta yerine bağlantı ile paylaşmak ve müşteri listelerini güncel tutmak da geri dönme oranını düşürür.
Toplu gönderimde geri dönen adresleri listede bırakmayın. Aynı geçersiz adrese tekrar tekrar göndermek, gönderen alan adının itibarını düşüren en bilinen davranıştır.
Kısa kontrol listesi
- Kod 5 ile mi 4 ile mi başlıyor?
- Hata tek alıcıda mı, hepsinde mi?
- Adres elle yeniden yazılıp denendi mi?
- Reddeden sunucu sizin tarafınız mı, alıcının mı?
- Kimlik doğrulama kayıtları eksiksiz mi?
- Ek boyutu her iki taraf için de uygun mu?
- Hiç dönmediyse alıcının istenmeyen klasörü kontrol edildi mi?
DigiWSS, işletmelerin alan adı ve kurumsal e-posta altyapısını kurar ve yönetir; teslimat sorunlarının kaynağı çoğu zaman bu altyapıdaki eksik bir kayıttır.