Ortak bulut sürücüde dosyayı bulunur kılan şey arama değil, klasörün kimin adına açılmış olduğudur. Bir çalışanın kişisel hesabında duran klasör, o kişi ayrıldığı gün şirket için kayıp sayılır; bu yüzden düzen önce sahiplikten, sonra klasör ağacından ve adlandırma kuralından kurulur.
Aşağıda kişisel hesap ile şirket alanının farkı, üç katmanı geçmeyen bir klasör örneği, dosya adlandırma kuralı, paylaşım yetkileri, taşımanın adım sırası ve bulutun neden tek başına yedek sayılmadığı var.
Kişisel hesap mı şirket alanı mı
İlk ayrım budur ve diğer her şeyi belirler. Kişisel hesapta açılan klasörün sahibi o kişidir: şirket o klasörü devralmak istediğinde kişinin oturumuna ihtiyaç duyar. Şirket alanında açılan klasörün sahibi kurumdur; kişi ayrıldığında erişim kapatılır, dosyalar yerinde kalır.
Pratikte en sık görülen tablo karışık olanıdır: bazı klasörler şirket alanında, bazıları muhasebecinin ya da eski bir çalışanın kişisel hesabında. Bu durumda yapılacak ilk iş, kişisel hesapta duran iş dosyalarını şirket alanına taşımak ve taşıma sırasında sahipliğin gerçekten değiştiğini kontrol etmektir; paylaşımı açmak sahipliği devretmek değildir. Personel ayrılığında izlenecek sıra ayrıca anlatıldı: çalışan ayrıldı, erişimler ne olacak.
Klasör ağacı: üç katmanı geçmeyin
Klasör derinleştikçe insanlar dosyayı koymak için yer aramaktan vazgeçer ve masaüstüne kaydeder. İşleyen düzen, en fazla üç katmandan oluşur ve ilk katman işin bölümlerine göre açılır.
- Birinci katman — bölüm: Satış, Muhasebe, Teknik, İnsan Kaynakları, Kurumsal.
- İkinci katman — yıl ya da müşteri: yıl bazlı çalışan bölümlerde yıl, proje bazlı çalışanlarda müşteri ya da proje adı.
- Üçüncü katman — iş türü: Teklifler, Sözleşmeler, Çizimler, Faturalar, Fotoğraflar.
Ayrıca iki klasör her kurulumda işe yarar: herkesin okuyabildiği bir Şablonlar klasörü ve yalnızca yöneticilerin gördüğü bir Kurumsal klasör. Şablonlar klasörü, aynı teklif dosyasının beş farklı sürümünün dolaşmasını engeller.
Dosya adlandırma kuralı
Adlandırma, aramanın işe yaramasını sağlayan şeydir. Tek bir kural yeter ama herkesin uyması gerekir.
- Tarihi başa ve yıl-ay-gün sırasıyla yazın. Bu sıra, dosyaları ada göre dizdiğinizde kronolojik dizilmelerini sağlar.
- Müşteri ya da proje kodunu ekleyin; adın tam yazımı değişebilir, kod değişmez.
- İş türünü kısa bir kelimeyle yazın: teklif, sozlesme, fatura, rapor.
- Sürüm için "son", "yeni", "final" yazmayın. Bir süre sonra üç dosyanın adında da bunlar olur. Sürüm numarası ya da tarih kullanın.
- Türkçe karakter ve boşluktan kaçının. Dosya başka bir sisteme yüklendiğinde ya da bağlantıyla paylaşıldığında bozulma riskini azaltır.
Paylaşım: bağlantıyla mı, kişiyle mi
Paylaşımın iki yolu var ve ikisi aynı şey değil. Kişiye paylaşımda dosyayı kimin gördüğü kayıtlıdır ve geri alınabilir. Bağlantıyla paylaşımda bağlantıya sahip olan herkes görür; bağlantı bir kez başka birine iletildiğinde kontrol sizde değildir.
| Durum | Önerilen yol | Yetki |
|---|---|---|
| Ekip içi günlük çalışma | Klasör düzeyinde ekibe paylaşım | Düzenleyen |
| Müşteriye teklif ya da rapor | Dosya düzeyinde, kişinin adresine | Görüntüleyen |
| Dışarıdan gelecek dosyalar | Yalnızca yükleme yapılabilen klasör | Yükleyen |
| Geçici iş birliği | Süreli bağlantı, iş bitince kapatılır | Yorumlayan ya da görüntüleyen |
| Sözleşme ve personel dosyaları | Kişi kişi, en az sayıda kişiyle | Görüntüleyen |
Yetkiyi dosya dosya değil klasör düzeyinde vermek yönetilebilir olanıdır. Dosya dosya verilen yetkiler altı ay sonra kimin neyi gördüğünün bilinmediği bir yapıya dönüşür. Müşteri verisi içeren klasörlerde ayrıca KVKK uyumlu veri tutma kuralları geçerlidir: erişimi işi gereği olanla sınırlamak bunun bir parçası.
Buluta taşımanın adım sırası
- Dosyaların nerede olduğunu listeleyin: yerel bilgisayarlar, taşınabilir diskler, eski sunucu, e-posta ekleri.
- Klasör ağacını önce boş olarak kurun ve bir hafta kullanıp deneyin.
- Önce aktif dosyaları taşıyın; arşiv sonra gelir. Taşımanın ilk günü herkesin işi yürümelidir.
- Taşıma bittikçe eski konumu salt okunur yapın. İki yerde aynı dosyanın düzenlenebilmesi, en sık yaşanan veri kaybı sebebidir.
- Yetkileri klasör düzeyinde verin ve bir listeye yazın.
- Arşivi en son taşıyın; arşivde adlandırma kuralını geçmişe uygulamaya kalkmayın, yıl klasörleriyle olduğu gibi bırakın.
- Yedek düzenini ayrıca kurun ve geri dönüşü bir kez deneyin.
İşletme yazılımının buluta taşınması bundan farklı bir iştir; onun kendi sırası var: işletme yazılımını buluta taşımak.
Bulut tek başına yedek değildir
Bulut sürücü, bilgisayarınız bozulduğunda dosyayı korur; ama yanlışlıkla silinen, üzerine yazılan ya da şifrelenen dosyayı korumaz, çünkü o değişiklik bütün cihazlara eşitlenir. Çöp kutusunun ve sürüm geçmişinin bir süre tuttuğu doğrudur, ama bu süre sağlayıcıya göre değişir ve sınırsız değildir.
Bu yüzden kritik klasörlerin ayrı bir yere düzenli kopyası alınır ve o kopyadan geri dönüş en az bir kez denenir. Denenmemiş yedek, yedek sayılmaz: yedek var ama geri dönmüyor yazısı bu testi anlatıyor.
Kısa kontrol listesi
- İş dosyalarının sahibi şirket alanı mı, kişisel hesap mı?
- Klasör ağacı üç katmanı geçiyor mu?
- Adlandırma kuralı yazılı mı, tarih yıl-ay-gün sırasında mı?
- Yetkiler klasör düzeyinde mi veriliyor?
- Herkese açık bağlantılar gözden geçiriliyor mu?
- Eski konumlar salt okunur yapıldı mı?
- Kritik klasörlerin ayrı bir yedeği var ve denendi mi?
DigiWSS, işletmenin dijital varlıklarını buluta taşırken sahiplik, klasör düzeni ve erişim listesini birlikte kuruyor.