Eski bir siteyi kapatmadan önce yapılması gereken şey, içindeki veriyi tek tek sayıp her kalem için "dışa aktarılacak mı, salt-okunur arşivde tutulacak mı, silinecek mi" kararını yazmaktır. Sunucuyu kapatmak dosyaları silmekle aynı sonucu verir ve eski sitede çoğu zaman kimsenin aklına gelmeyen form kayıtları, üye hesapları ve e-posta kutuları durur. Bu yazı adres ve yönlendirme tarafını değil, verinin kendisini konu alıyor.
Eski sitede aslında ne duruyor?
Bir web sitesi görünürde sayfalardan oluşur, ama kapatılırken kaybedilen şey genellikle sayfalar değildir. Envanteri çıkarmadan önce şu altı yere bakın:
- Form kayıtları: iletişim, teklif ve başvuru formlarından gelenler çoğu zaman yalnızca e-postaya düşmüş sanılıyor; aslında veritabanında da birikmiş oluyor.
- Üye ve müşteri hesapları: adres bilgisi, sipariş geçmişi, bülten kayıtları.
- Medya kitaplığı: yıllar içinde yüklenen ürün fotoğrafları, katalog dosyaları, belge taramaları. Bunların yüksek çözünürlüklü hâli genellikle yalnızca orada.
- İçerik geçmişi: yayından kaldırılmış sayfalar, taslaklar, yorumlar.
- Alan adına bağlı e-posta kutuları: siteyi kapatmak alan adını bırakmak anlamına geliyorsa, kutular da gider.
- Ölçüm geçmişi: analitik ve arama konsolu verisi alan adına bağlıdır; siteyi kapatmak geçmişi silmez ama hesaba erişimi kaybederseniz geri gelmez.
Her kalem için üç seçenek var
Karar tablosu kurmanın en kolay yolu, kalemleri "kim ne zaman isteyebilir" sorusuna göre ayırmak. Bir veriyi hiç isteyen olmayacaksa saklamak da bir yüktür; KVKK tarafında gereksiz saklama bir avantaj değil, sorumluluktur.
| Veri kalemi | Nereden alınır | Hangi biçimde saklanır | Kim erişir |
|---|---|---|---|
| Form kayıtları | Panel ya da veritabanı tablosu | CSV veya Excel, ay ay klasörlenmiş | Satış ve yönetim |
| Üye ve sipariş kayıtları | Veritabanı dışa aktarma | CSV ve veritabanı dökümü | Yalnızca yetkili kişi |
| Medya dosyaları | FTP ya da dosya yöneticisi | Klasör yapısı korunarak sıkıştırılmış arşiv | Pazarlama |
| Sayfa metinleri | Panelden dışa aktarma | Metin dosyası ve ayrıca sayfa çıktısı | İçerik |
| E-posta kutuları | IMAP ile yerel kopya | Standart posta kutusu dosyası | Kutu sahibi ve yönetim |
Bulut tabanlı bir yazılımdan çıkıyorsanız dışa aktarmanın kendi kuralları var; onu bulut yazılımdan veri dışa aktarma yazısında anlattık. Burada eklenen şey, çıkardıktan sonra o dosyaların nerede duracağı ve kime açık olacağı.
Salt-okunur arşiv nasıl kurulur?
En sık yapılan hata, "ihtiyaç olursa diye" eski sitenin yönetim panelini açık tutmaktır. Güncellenmeyen bir panel zamanla sitenin en zayıf noktası olur ve genellikle kimse ona bakmadığı için sorun fark edilmez. Doğru yol, çalışan bir sistemi değil okunabilir bir kopyayı saklamaktır.
- Dosya arşivi: veritabanı dökümü, dışa aktarılmış tablolar ve medya klasörü tek bir arşiv içinde, içinde ne olduğunu anlatan bir okuma notuyla birlikte. Not olmazsa iki yıl sonra o dosyaların ne olduğunu kimse bilmez.
- Durağan kopya: sayfaların çalışan bir yazılıma ihtiyaç duymayan hâli. Eski bir hizmet tanımına ya da referans metnine bakmak için fazlasıyla yeter.
- Okuma yetkisi ayrı: arşive erişimi olan kişiler, veriyi değiştirebilecek kişilerden ayrı tanımlanır. Arşivin amacı bakmak, değiştirmek değil.
- İki kopya, iki yerde: tek kopya arşiv değildir. Sitenin canlı yedek düzenini yedekleme ve kurtarma yazısında anlattık; arşiv o düzenin yerine geçmez, yanında durur.
Kapatma gününden önce ve sonra
Sıra önemli, çünkü bazı kalemler sunucu kapandıktan sonra geri gelmez:
- Önce dışa aktarmayı yap ve açtığını kontrol et. Açılmayan bir CSV ya da bozuk bir veritabanı dökümü yedek sayılmaz.
- E-posta kutularını yerel bir kopyaya indir. Alan adı bırakılacaksa bu adım geri dönüşü olmayan tek adımdır.
- Ölçüm araçlarındaki hesap sahipliğini kendi kurumsal hesabınıza alın. Erişimlerin devri konusu dijital varlık envanteri yazısında duruyor.
- Alan adını, site kapansa bile elinizde tutmayı değerlendirin; e-posta adresleri ve eski bağlantılar ona bağlı.
- Sunucuyu kapattıktan sonra arşivin gerçekten açılabildiğini bir kez daha kontrol edin. Bu kontrol yılda bir tekrarlanır.
Neyi saklamamak gerekir?
Arşiv her şeyi tutmak demek değil. Kişisel veri içeren kayıtları amacı bittiğinde saklamak, bir gün geldiğinde cevap vermek zorunda kalacağınız bir yüktür. Pratikte şu ikisi ayrılır: işletmenin kendi geçmişi, yani sayfa metinleri, görseller ve referanslar uzun süre tutulabilir; kişiye ait kayıtlar, yani üye bilgileri, form içerikleri ve yazışmalar şirketin saklama kararına göre tutulur ve süre sonunda silinir. Saklama süresini belirlemek hukuki bir karardır; teknik taraf yalnızca o kararı uygular.
Kısa kontrol listesi
- Eski sitedeki bütün veri kalemleri tek bir listede yazılı mı?
- Her kalem için "aktarılacak / arşivlenecek / silinecek" kararı verilmiş mi?
- Dışa aktarılan dosyalar açılarak kontrol edildi mi?
- E-posta kutularının yerel kopyası alındı mı?
- Arşivin içinde ne olduğunu anlatan bir okuma notu var mı?
- Eski yönetim paneli kapatıldı mı, yoksa hâlâ açık mı duruyor?
- Arşiv iki ayrı yerde mi, yıllık açılabilirlik kontrolü takvimde mi?
DigiWSS, site yenileme ve kapatma işlerinde bu envanteri çıkarıp arşivi kurumun kendi erişimine teslim eder; eski sistemin açık kalması bir çözüm olarak önerilmez.