Doğru cevap ikisinden biri değil, ikisi birlikte: kişiler kendi adlarıyla yazışır, işlevler ise rol adresleriyle yürür. Rol adresi (bilgi, satış, destek, muhasebe) personel değiştiğinde ayakta kalır; kişi adresi ise karşı tarafta güven kurar ve yazışmanın muhatabını belli eder. İşletmelerde yaşanan sorun bu ikisini seçememekten değil, hiç düzen kurmadan adres açmaktan çıkıyor: biri nokta kullanıyor, biri kullanmıyor, bir rol adresini tek bir kişi okuyor ve o kişi izne çıkınca kimse bakmıyor.
Rol adresi ile kişi adresi ne zaman kullanılır?
| Adres türü | Örnek biçim | Kim okur | Personel değişince |
|---|---|---|---|
| Rol adresi | bilgi@, satis@, destek@, muhasebe@ | En az iki kişi | Değişmez |
| Kişi adresi | ad.soyad@ | O kişi | Kapanır, yazışması devredilir |
| Hizmet hesabı adresi | sistem@, yonetim@ | Yalnızca yetkili | Değişmez |
| Gönderim adresi | bulten@, bildirim@ | Yanıtları izleyen kişi | Değişmez |
Tabloda en çok atlanan satır üçüncüsü. Alan adı, barındırma, ödeme altyapısı ve bulut servisleri bir e-posta adresine kayıtlıdır; o adres bir çalışanın kişisel adresiyse, çalışan ayrıldığında hesapların kurtarma yolu da onunla gider. Hizmet kayıtları için ayrı bir rol adresi tutulur. Bu konunun bütününü dijital varlık envanteri yazısında anlattık.
Kişi adreslerinde biçim: bir şema seçilir ve bozulmaz
Üç yaygın biçim var ve hepsi çalışır; önemli olan hangisini seçtiğinizin tutarlı kalması:
- ad.soyad@ — okunması en kolay, tahmin edilmesi de en kolay olan biçim. Kurumsal yazışmada en yaygın tercih.
- adsoyad@ — nokta kullanmayan biçim; sözlü olarak söylemesi daha kolay.
- asoyad@ — adın baş harfiyle; adların uzun olduğu durumlarda kısalık sağlar.
Şemayı seçtikten sonra dikkat edilecek üç şey var. Birincisi Türkçe karakter kullanılmaz: adres yerel kısmında ç, ğ, ı, ö, ş, ü gibi harfler pratikte sorun çıkarır, bu yüzden adlar sadeleştirilmiş harflerle yazılır. İkincisi aynı ad soyadın iki kişide bulunması durumu; bunun kuralı baştan yazılır (ikinci kişiye orta harf ya da sayı değil, ikinci adının baş harfi eklenir). Üçüncüsü adreslerin bir yerde yazılı tutulması: kim hangi adresi kullanıyor, hangi rol adresini kim okuyor.
Rol adresini bir kişiye bağlamak en sık yapılan hata
Rol adresinin varlık sebebi, bir işlevin kişiden bağımsız yürümesi. Bu yüzden rol adresi ya paylaşılan bir kutuya ya da en az iki kişiye dağıtılan bir yapıya bağlanır. Tek kişiye yönlendirilen rol adresi, kişi adresinin başka bir yazımından başka bir şey değildir ve o kişi izne çıktığında gelen talep cevapsız kalır.
Hangi mekanizmanın ne zaman kullanıldığı ayrı bir konu; takma ad, yönlendirme ve paylaşılan kutu arasındaki farkları takma ad, yönlendirme ve otomatik yanıt yazısında ele aldık. Bu yazının konusu hangi adreslerin var olacağı; o yazının konusu ise var olan adresin nasıl kurulacağı.
Kaç adres açılır?
Küçük bir işletmede adres sayısını şişirmek işe yaramaz; okunmayan kutu, cevaplanmamış talep demektir. Pratik ölçü şu:
- Her çalışana bir kişi adresi.
- Dışarıya duyurduğunuz her iletişim kanalı için bir rol adresi. Sitede yazmadığınız bir rol adresine ihtiyaç yoktur.
- Hizmet kayıtları için bir yönetim adresi.
- Toplu gönderim yapıyorsanız bir gönderim adresi. Toplu gönderimin izin ve liste tarafını toplu e-posta yazısında anlattık.
Bunun ötesine geçen her adres, bir gün kimsenin bakmadığı bir kutu olarak kalır. Kullanılmayan adresi kapatmak yerine yönlendirmeye bağlamak, kutu sayısını da gereksiz büyütmez.
Rol adreslerinin bir başka yönü de müşteri verisi tarafı. Satış ve destek kutuları zamanla içinde ad, telefon, adres ve belge taşıyan yazışmalarla dolar; yani o kutular aslında bir müşteri veri deposudur. Bu yüzden rol kutularına kimin eriştiği yazılı olmalı, erişimi olmayanlar çıkarılmalı ve kutuların ne kadar süre saklandığı şirketin saklama kararına bağlanmalı. Kutuların dolması durumunda neyin silineceğini e-posta kutusu doldu yazısında, çalışan ayrıldığında yapılacakları çalışan ayrıldı yazısında anlattık.
Adresleri sitede nasıl yazmalı?
Rol adreslerini sitede açık metin olarak yayımlamak, otomatik toplayıcıların en kolay işi. Bunun yerine iletişim formu birinci kanal olur, adres ikinci kanal olarak durur. Forma gelen istenmeyen taleplerin nasıl engellendiğini iletişim formu spam yazısında anlattık. Adreslerinizin başkası adına kullanılmasını engelleyen kayıtlar ise ayrı bir iş; onları SPF, DKIM ve DMARC yazısında kurduk. Kutuların kurulumu için de kurumsal e-posta kurulumu yazısına bakabilirsiniz.
Kısa kontrol listesi
- Kişi adresleri tek bir şemaya mı uyuyor, karışık mı?
- Adreslerde Türkçe karakter var mı?
- Her rol adresini en az iki kişi okuyor mu?
- Alan adı ve barındırma hesapları bir rol adresine mi kayıtlı?
- Sitede duyurulmayan, kimsenin bakmadığı kutu var mı?
- Aynı ad soyadın iki kişide bulunması durumu için kural yazılı mı?
- Hangi adresi kimin kullandığı bir yerde kayıtlı mı?
DigiWSS, işletmelerin kurumsal e-posta düzenini bu şemaya göre kurar ve hizmet hesaplarını kişiye değil role bağlar.