Kataloğun, tanıtım belgesinin ya da teknik dokümanın aramadan müşteri getirmesini istiyorsanız içerik web sayfası olarak yayımlanır; PDF yalnızca indirilip saklanacak, basılacak ya da olduğu gibi karşı tarafa gönderilecek belgeler için uygundur. PDF dosyaları da arama sonuçlarında çıkabilir, ama bir web sayfası gibi davranmazlar: güncellenmesi zordur, telefonda okunması yorar ve ziyaretçiyi sitenin geri kalanına götürmez. Aşağıda ikisinin aramada nasıl davrandığını, ölçüt ölçüt karşılaştırma tablosunu, ikisini birlikte kullanmanın doğru sırasını ve PDF yayımlayacaksanız yapılacakları bulacaksınız.
PDF de indekslenir, ama sayfa gibi davranmaz
Arama motorları PDF dosyalarının içindeki metni okuyabilir ve bu dosyalar sonuç listesinde görünebilir. Sorun görünüp görünmemesi değil, görününce ne olduğudur. PDF sonucuna tıklayan kişi bir dosya indirir ya da tarayıcının belge görüntüleyicisine düşer. Orada menü yoktur, iletişim formu yoktur, ilgili diğer sayfalara geçiş yoktur. Ziyaretçi belgeyi okur ve geri döner; sitenizde bir iz bırakmaz.
İkinci sorun güncelliktir. Bir web sayfasını düzeltmek içerik panelinden kısa bir iştir. PDF'i güncellemek için belgeyi yeniden üretip aynı adrese yüklemek gerekir; çoğu kurumda bu yapılmaz, yeni dosya yeni bir adla yüklenir ve eski dosya aramada aylarca yaşamaya devam eder. Eskimiş bir belgenin sitenizde iki ayrı sürümle durması, yanlış bilgi vermenin en sessiz yoludur.
Üçüncüsü okunabilirliktir. PDF sabit bir sayfa düzenine göre hazırlanır; telefon ekranında bu düzen küçülür, ziyaretçi yakınlaştırıp sağa sola kaydırarak okumak zorunda kalır. Web sayfası ise ekran genişliğine göre akar.
Ölçüt ölçüt karşılaştırma
| Ölçüt | Web sayfası | PDF dosyası |
|---|---|---|
| Aramada görünme | Doğal biçimi; başlık ve açıklaması ayrı yönetilir | Görünebilir; başlığı belge özelliklerinden gelir |
| Telefonda okuma | Ekrana göre akar | Sabit düzen, yakınlaştırma gerekir |
| Güncelleme | Panelden anında | Belgeyi yeniden üretip yüklemek gerekir |
| Ziyaretçiyi yönlendirme | Menü, iç bağlantı, form | Yok; dosyadan çıkış yoktur |
| Ölçüm | Sayfa ve dönüşüm ölçülebilir | Yalnızca indirme sayılabilir |
| Uygun olduğu iş | Tanıtım, ürün anlatımı, teknik bilgi | Basılacak form, imzalanacak belge, arşivlenecek doküman |
İkisini birlikte kullanmanın doğru sırası
Katalog gerçekten PDF olarak da gerekiyorsa, ki çoğu kurumda gerekir, sıra şöyle kurulur: içerik önce web sayfası olarak yayımlanır, PDF o sayfadan indirilebilen bir ek olur. Böylece aramadan gelen kişi sayfaya düşer, bilgiyi orada okur, isterse belgeyi indirir.
- Asıl adres sayfadır. Paylaştığınız, kartvizite yazdığınız, e-postaya koyduğunuz bağlantı sayfanın adresi olsun; PDF'in doğrudan adresi olmasın.
- İçerik aynı olsun. Sayfada yazan ile belgede yazan çelişirse hangisinin doğru olduğu belirsizleşir. Tek kaynak sayfadır, belge ondan üretilir.
- PDF güncellenince aynı adrese yüklenir. Yeni ada yüklemek zorundaysanız eski adresi yeni dosyaya yönlendirin ki eski bağlantılar boşa düşmesin.
- Sayfa indirmeyi ölçsün. Belgeyi kaç kişinin indirdiğini biliyorsanız o içeriğin işe yarayıp yaramadığını da bilirsiniz.
PDF yayımlayacaksanız yapılacaklar
Belge yayımlamanın kendi hijyeni var. Aşağıdakiler yapılmadığında PDF ne aramada okunur ne de ziyaretçiye yarar.
- Metin katmanı olsun. Tarayıcıdan geçirilmiş, sayfaları görüntü olarak duran bir PDF'in içindeki yazı okunamaz. Belge metin olarak üretilmelidir.
- Dosya adı anlaşılır olsun. Rakam ve kısaltma yığını yerine neyi anlattığını söyleyen, Türkçe karakter ve boşluk içermeyen bir ad kullanın.
- Belge başlığını doldurun. PDF'in kendi özelliklerinde bir başlık alanı vardır; boşsa arama sonucunda dosya adı ya da ilk satır görünür.
- İlk sayfaya kurum adını ve belgenin tarihini koyun. İndirilip paylaşılan bir belgenin nereden geldiği içinde yazılı olmalı.
- Dosyayı hafifletin. İçindeki görseller baskı çözünürlüğünde kalmışsa dosya gereksiz büyür; ekranda okunacak bir belgenin baskı çözünürlüğüne ihtiyacı yoktur.
- İçinde bir ulaşım yolu bulunsun. Belge sitenizden koparak dolaşacak; en azından kurumun web adresi yazılı olsun.
Sık yapılan hata: güncellenmeyen belge
Bir kurumun sitesinde yıllar içinde biriken belgeler, kimsenin bakmadığı bir arşive dönüşür. Aramadan gelen ziyaretçi bu dosyalardan birine düşer, orada yazanı güncel sanır ve yanlış bilgiyle arar. Bu yüzden belgelerin de bir ömrü olmalı: artık geçerli olmayan dosya siteden kaldırılır ve adresi güncel sayfaya yönlendirilir. Yayımladığınız her belgenin hangi sayfadan bağlandığını bilmiyorsanız, önce o listeyi çıkarmak gerekir.
Fiyat, kampanya ya da süreyle ilgili bilgi içeren belgelerde bu risk daha da büyüktür; bu tür bilgiyi belgeye gömmek yerine güncellenebilir bir sayfada tutmak her zaman daha güvenlidir.
Belge arşivini derlemenin pratik yolu şudur: sitedeki bütün dosya bağlantılarını tek bir listede toplayın, her satırın yanına belgenin hangi sayfadan bağlandığını ve en son ne zaman güncellendiğini yazın. Hiçbir sayfadan bağlanmayan dosyalar en tehlikeli gruptur, çünkü yalnızca aramadan bulunur ve kimse içeriğine bakmaz. Bu listeyi bir kez çıkarmak, sonraki her yayımda hangi dosyanın değişmesi gerektiğini de söyler.
Özet
- Aramadan müşteri gelmesini istediğiniz içerik web sayfası olur.
- PDF; basılacak, imzalanacak ya da arşivlenecek belgeler için uygundur.
- İkisi birlikte kullanılacaksa asıl adres sayfadır, PDF sayfadan indirilir.
- Yayımlanan her belgenin metin katmanı, anlaşılır adı ve dolu başlığı olur.
- Geçerliliği kalkan belge kaldırılır ve adresi güncel sayfaya yönlendirilir.
DigiWSS, kurumsal sitelerin içerik düzenini ve dijital varlıklarını yönetir; belge arşivinin derlenmesi de bu işin parçasıdır. Kaldırılan bir adresin ne olacağına karar vermek için silinen sayfa 404 mü kalsın yazısına bakabilirsiniz.