E-posta imzası nasıl kurulur? Logo neden ek olarak gider

E-posta imzası, posta programının imza alanına bir kez yazdığınız ve her yeni iletinin altına kendiliğinden eklenen kısa künyedir. Kurumsal düzende imza önce metin olarak kurulur; logo ise ileti gövdesine gömülü bir görsel olarak taşındığı için bir kısım alıcıda satır arasında değil, iletinin ek listesinde görünür. Aşağıda imzada hangi satırların kalacağını, logonun neden ek gibi davrandığını, imzanın üç ortamda neden ayrı ayrı tanımlandığını ve kurum genelinde tek düzeni nasıl koruyacağınızı sırayla bulacaksınız.

İmzada hangi satırlar bulunur, hangileri çıkar

İmza bir tanıtım broşürü değil, iletiyi kimin yazdığını ve kuruma nereden ulaşılacağını gösteren kısa bir künyedir. Dört beş satırı aştığında iki şey olur: telefonda okunan alanı aşağı iter ve uzun yanıt zincirlerinde her turda yeniden birikir. Yirmi iletilik bir zincirin yarısının imzalardan oluştuğunu görmek istemiyorsanız imzayı kısa tutmak tek yoldur.

• Ad soyad ve görev: Alıcı, yanıtını kime yazdığını bilmek ister. Görev satırı aynı zamanda konuyu doğru kişiye aktarmasını kolaylaştırır.
• Kurum adı: Kurumsal alan adından yazıyor olsanız bile açık yazın; iletiyi başkasına ileten kişi için tek ipucu bu satırdır.
• Doğrudan ulaşım bilgisi: Kurumsal e-posta adresi ve kurumun kendi web adresi. Hangi iletişim bilgilerinin imzada duracağına kurum karar verir; imzaya yazılan bilgi değiştiğinde güncellenmesi de kurumun işidir.
• Tek bir bağlantı: Sitenin ana sayfası ya da o kişinin işini anlatan tek sayfa. Her sosyal hesabın ikonunu dizmek imzayı reklam panosuna çevirir.
• İsteğe bağlı yasal uyarı: Gizlilik ya da veri işleme uyarısı ekleyecekseniz metni kendiniz uydurmayın; kurumun hukuk tarafının verdiği metni birebir kullanın.

İmzadan çıkarılacaklar listesi de en az bunun kadar işe yarar: slogan yığını, alıntı cümleler, süs satırları, bir de kampanya duyuruları. Duyuru imzaya yazıldığında güncellenmesi unutulur ve çoktan kapanmış bir çağrı aylarca her iletinin altında dolaşır.

Logo neden ek olarak gidiyor

Gömülü logo, iletiye gövdeden ayrı bir parça olarak eklenir ve gövdede o parçaya bir kimlikle gönderme yapılır. Alıcının posta programı bu göndermeyle parçayı eşleştirirse logo satır arasında görünür; eşleştirmezse ortada duracak bir parça kalır ve program onu ek listesinde gösterir. Bu davranış gönderen tarafta kapatılamaz, çünkü kararı alıcının programı verir. Aynı iletinin bir alıcıda düzgün, diğerinde ataçlı görünmesinin nedeni budur.

Üç seçenek vardır ve üçünün de bedeli farklıdır:

1. Logosuz, düz metin imza. Her yerde aynı görünür, zincirde yer kaplamaz, hiçbir alıcıda ek üretmez. Kurumsal kimliği yazı düzeniyle taşır.
2. Gömülü küçük logo. Çoğu alıcıda satır arasında görünür, bir kısmında ek olarak listelenir. Bunu baştan kabul ediyorsanız sorun değildir.
3. Kendi sitenizdeki bir adresten çağrılan logo. Ek üretmez, ama alıcının programı uzak görselleri engelliyorsa boş kalır; görselin adresi değişirse geçmişte gönderdiğiniz bütün iletilerde kırık görünür. Bu yolu seçerseniz logonun adresini bir daha değiştirmemeye karar verin.

Hangi yolu seçerseniz seçin görsele alt metin yazın. Görsel yüklenmediğinde alıcı boş bir çerçeve değil kurumun adını görür. Logoyu ekranda göründüğü boyuttan çok daha büyük bir dosyayla taşımanın da anlamı yok; gereksiz büyük görsel her iletiyi ağırlaştırır. Görsel hazırlığının genel kuralları için görsel boyutu ve alt metin yazısına bakabilirsiniz.

İmza üç ortamda ayrı kurulur

En sık duyulan şikâyet "imzam bazı iletilerde çıkmıyor" oluyor. Nedeni neredeyse her zaman aynı: imza bir ortamda tanımlanmış, ileti başka ortamdan gönderilmiştir. İmza sunucuda değil, yazdığınız programda durur.

Kurum genelinde tek düzen şart ise sunucu tarafında imza ekleyen yönetim kuralları da vardır: yönetici bir şablon tanımlar, kural bütün kutulara uygulanır. Bu yol dayanıklıdır, çünkü personelin cihazına bağlı değildir. Bedeli şudur: kural imzayı iletinin en altına ekler, yani uzun bir yanıt zincirinde imza alıntılanan metnin altında kalabilir. Kurumun hangi yolu seçtiğini bilmek, "benim imzam neden farklı" sorusunu baştan kapatır.

Yanıtlarda imza neden üst üste biriyor

Çoğu programda yeni ileti ile yanıt için iki ayrı imza seçilebilir. İkisine de aynı uzun imzayı koyarsanız, beş turluk bir yazışmanın sonunda aynı künye beş kez tekrarlanır. Doğru düzen şudur: yeni iletide tam imza, yanıt ve iletmede yalnızca ad soyad ile kurum adından oluşan kısa imza. Logoyu yanıt imzasından çıkarmak da zinciri belirgin biçimde hafifletir.

Bir diğer ayrıntı, imzanın alıntılanan metnin üstüne mi altına mı girdiğidir. Program bunu ayar olarak sunuyorsa imzanın yazdığınız metnin hemen altında kalmasını seçin; alıcı imzayı aramak için aşağı kaydırmak zorunda kalmaz.

Kurum genelinde tek düzeni korumak

İmza, kurumsal kimliğin en çok görülen ama en az yönetilen parçasıdır. Her personel kendi imzasını kendi yazarsa yazı tipi, satır sırası ve hatta kurum adının yazımı kişiden kişiye değişir. Yapılacak iş küçük: bir şablon metni belirlenir, değişmeyen satırlar sabitlenir, yalnızca ad soyad ve görev kişiye göre doldurulur.

• Şablonu tek bir yerde tutun ve yeni personelin kutusu açılırken imzayı da kurun.
• Görev ya da kurum bilgisi değiştiğinde şablonu güncelleyip herkese yeniden dağıtın.
• Logo adresini sabit tutun; değiştirmek zorunda kalırsanız eski adresi yönlendirmeyle ayakta bırakın.
• İmzayı kurduktan sonra kendinize bir deneme iletisi gönderip telefonda da açın.

Kısa kontrol listesi

1. İmza dört beş satırı geçmiyor.
2. Yeni ileti ve yanıt için ayrı imza tanımlı.
3. Logo için üç seçenekten biri bilinçli seçildi ve alt metni yazıldı.
4. Webmail, bilgisayar ve telefon ayrı ayrı kuruldu.
5. Telefonun hazır "cihazımdan gönderildi" satırı silindi.
6. İmzada güncelliği geçecek duyuru yok.

DigiWSS, kurumsal e-posta ve alan adı tarafını kurup yöneten ekiptir; imza düzeni de bu işin görünen yüzüdür. Kutu kurulumunun teknik tarafı için kurumsal e-posta kurulumu yazısı sırayı anlatıyor.