Müşteri listenize duyuru göndermek istiyorsanız, bunu kurumsal posta kutunuzdan "gizli alıcı" satırına yüzlerce adres yazarak yapmayın: gönderimin yarısı spam klasörüne düşer, bir kısmı hiç çıkmaz ve alan adınızın gönderim itibarı zarar görür. Doğru düzen üç parçadan oluşur: izin kaydı tutulan bir liste, listeyi temiz tutan bir ayıklama alışkanlığı ve alan adınızla ilişkilendirilmiş bir toplu gönderim aracı. Aşağıda bu üç parçanın her biri ve gönderim sonrası bakılacak sayılar var.
Kurumsal posta kutusundan toplu gönderim neden sorun çıkarır
Günlük yazışma için kurulmuş bir posta kutusu, tek seferde yüzlerce alıcıya gönderim için tasarlanmamıştır. Çıkan sorunlar şunlar:
- Gönderim sınırı: posta sunucuları saatlik ve günlük gönderim adedini sınırlar. Sınır aşıldığında gönderim durur, bazı sağlayıcılarda hesap geçici olarak askıya alınır.
- Adres sızması: gizli alıcı satırı yanlışlıkla alıcı satırına taşındığında bütün müşteri adresleriniz birbirine açılır. Bu, tek tuşla dönülemeyen bir veri sızmasıdır.
- Geri dönenler: kapanmış adreslere yapılan gönderim kutunuza yığınla hata iletisi getirir ve bunları tek tek ayıklamak elde kalır.
- Şikâyet: alıcı "istenmeyen" düğmesine bastığında şikâyet, gönderen alan adının hanesine yazılır. Bu işaret, sonraki günlerde tek tek yazdığınız normal işletme yazışmasının da teslimini zorlaştırır.
- Ölçüm yok: kaç kişiye ulaştığını, kaç kişinin açtığını, kaç adresin artık geçerli olmadığını göremezsiniz.
İzin: listeye kim nasıl girer
Ticari içerikli iletiler, alıcının önceden onay verdiği adreslere gönderilir. Onayın varlığını kanıtlamak gönderenin işi olduğu için izni bir cümle olarak değil, kayıt olarak tutmak gerekir. Her satırda şu alanlar bulunsun: adres, onayın alındığı tarih ve saat, onayın alındığı yer (site formu, mağaza içi kayıt, teklif formu), o anda ekranda duran metnin kendisi ve onayın kapsamı.
Listeye girişte iki alışkanlık işi sağlamlaştırır. Birincisi çift onay: forma girilen adrese bir doğrulama bağlantısı gider, tıklanmadan adres listeye geçmez. Bu, yazım hatalarını ve başkasının adresini yazan kayıtları da baştan ayıklar. İkincisi çıkış kolaylığı: her iletide tek tıkla abonelikten çıkma bağlantısı bulunur ve çıkanın adresi aynı gün listeden düşer. Satın alınmış ya da bir yerden toplanmış listeler bu düzenin dışındadır; onay kaydı olmadığı için gönderilen her ileti risktir ve şikâyet oranını hızla yükseltir. Listede tuttuğunuz adresler aynı zamanda kişisel veridir; saklama süresi ve erişim yetkisi tarafı için KVKK uyumlu müşteri verisi yazısındaki çerçeve geçerli.
Liste temizliği: geri dönenler ve ölü adresler
Liste büyüdükçe değil, temiz kaldıkça işe yarar. Gönderim sonrası dönen işaretlerin her biri farklı bir işlem gerektirir:
| İşaret | Ne anlama gelir | Ne yapılır |
|---|---|---|
| Kalıcı hata | Adres yok, alan adı kapanmış | Adres listeden tamamen çıkarılır, tekrar denenmez |
| Geçici hata | Kutu dolu, sunucu meşgul | Birkaç gönderim boyunca izlenir, düzelmezse çıkarılır |
| Şikâyet | Alıcı iletiyi istenmeyen olarak işaretledi | Adres hemen çıkarılır; aynı kaynaktan gelen kayıtlar gözden geçirilir |
| Uzun süre hiç açmayan | Adres aktif değil ya da ilgi bitti | Ayrı bir gruba alınır, seyrek gönderilir, yine yoksa çıkarılır |
| Rol adresleri | bilgi@, muhasebe@ gibi kurum kutuları | Duyuru listesinde tutulmaz; bunlar yazışma adresidir |
Bu ayıklamayı her gönderimden sonra yapmak, altı ayda bir büyük temizlik yapmaktan hem kolay hem ucuzdur.
Gönderim aracı alan adınızı kullanır
Toplu gönderim aracı, iletileri sizin alan adınız adına yollar. Alıcının sunucusu bunun yetkili bir gönderim olduğunu ancak alan adı kayıtlarınızdan anlayabilir; bu yüzden aracın verdiği kayıtların DNS tarafına eksiksiz eklenmesi gerekir. Konunun teknik tarafı SPF, DKIM ve DMARC nasıl kurulur yazısında duruyor; toplu gönderimde eklenen tek şey, aracın kendi kayıtlarının da bu zincire girmesidir.
İkinci nokta tempo. Yeni kurulmuş bir gönderim hesabından ilk gün binlerce ileti çıkması, alıcı sunucular için şüpheli bir davranıştır. Gönderim adedini kademeli artırmak, ilk gönderimleri en aktif adreslerle yapmak ve konu başlıklarını tek tipten kaçırmak teslim oranını yukarı çeker. Duyuru gönderimini ayrı bir alt alan adı üzerinden yapmak da yaygın bir tercihtir: duyuru tarafında bir sorun çıksa bile günlük yazışma adresiniz etkilenmez.
Gönderimden sonra hangi sayı ne anlatır
Gönderim sonrası ekranda çok sayı görünür, karar verdiren azdır. Teslim oranı listenin sağlığını söyler; düşüyorsa sorun metinde değil listede ya da kayıtlardadır. Tıklama, iletinin iş yapıp yapmadığını gösteren ilk gerçek işarettir. Abonelikten çıkma oranı sıklığınızın fazla ya da içeriğin beklentiye uymadığının işaretidir. Şikâyet oranı ise tek başına izlenir; yükseldiği anda gönderim durdurulur ve listenin kaynağına bakılır.
Açılma oranı en çok konuşulan ama en kırılgan sayıdır: görsel engelleyen ve iletiyi önceden açan posta istemcileri bu sayıyı hem şişirir hem eksiltir. Kararı tıklama ve sonrasına dayandırmak daha sağlam. Gönderimin işletmeye ne getirdiğini ölçmek istiyorsanız ölçümü sitede tamamlamak gerekir; dönüşüm nasıl ölçülür yazısı bu tarafı anlatıyor.
Kısa kontrol listesi
- Toplu gönderim günlük yazışma kutusundan değil, ayrı bir araçtan yapılır.
- Her adresin onay tarihi, kaynağı ve onay metni kayıtlıdır.
- Her iletide tek tıkla abonelikten çıkma bağlantısı bulunur.
- Her gönderimden sonra kalıcı hatalar ve şikâyetler listeden düşülür.
- Aracın gönderim kayıtları alan adının DNS tarafına eklenmiştir.
- Karar tıklama, çıkma ve şikâyet oranına bakılarak verilir.
DigiWSS, kurumsal e-posta ve müşteri verisi düzenini işletmenin kendi alan adı üzerinde kurar; duyuru gönderimi de bu düzenin üstüne oturur.